Consulent Lid Medewerker Directiesecretariaat
Jobomschrijving
Het directiesecretariaat ondersteunt zowel de DirCo als het directiecomité maar zal ook een aantal autonome taken invullen..
Je vervult in eerste instantie een coördinerende en ondersteunde functie, op administratief en organisatorisch vlak, voor de DirCo en haar naaste medewerkers ten einde op een vertrouwelijke wijze bij te dragen tot een vlot verloop van de dagelijkse activiteiten.
Je belangrijkste taken zijn:
- Administratieve ondersteuning van de DirCo:
o Beheer van de agenda van de DirCo
o Beheer en opvolgen van de mailbox
o Organisatie van vergaderingen en verslaggeving
o Opstellen van nota's en briefwisseling
o Initiatieven nemen en voorstellen uitwerken voor administratieve vereenvoudiging
- Administratieve ondersteuning van het directiecomité:
o Inplannen, mee voorbereiden, verslaggeving
o Opvolgen deadlines
o Mee organiseren van evenementen, vergaderingen en opleidingen
- Als invalspunt van CSD Leuven:
o Opvolging mailbox
o Klanten doorverwijzen naar de bevoegde diensten of personen in maar ook buiten onze directie
o Een antwoord formuleren op de binnenkomende vragen
Uitgebreide toelichting takenpakket:
Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen
- Verzorgen van inkomende en uitgaande informatiestromen (briefwisseling, e-mail, telefoon)
- Beheren van de agenda van de DirCo
- Beheren van de administratieve dossier van de directie en bijhouden van het klassement
- Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd
- Instaan voor het onthaal van interne en externe partners
- Opstellen van verslagen van interne vergaderingen
- Opstellen van gestandaardiseerde en gepersonaliseerde teksten, memo's, nota's, presentaties, brieven
Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- Opvolgen van lopende dossiers om een algemene administratieve ondersteuning te bieden
- Samenstellen van dossiers en informatiebrochures
- Formuleren van conclusies betreffende de verdere behandeling van dossiers
- De behandelde dossiers controleren;
- Initiatief nemen en voorstellen uitwerken voor de vermindering van de administratieve werklast in de werkprocessen
Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag
- De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten
- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
- Zorgen voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers
- Informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen
- Geven van uitleg aan klanten inzake de procedures en indien nodig bieden van een oplossing op maat van de klant
- Documenten invullen volgens de geldende regelgeving of procedures
- Instaan voor de informatiedoorstroming van en naar de leden van de directie en hulp verlenen met als doel het oplossen van problemen
Als planningsdeskundige, de uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren
- Samenstellen van documentatiedossiers allerlei
- Inplannen en praktisch organiseren van diverse vergaderingen, opvragen van agendapunten, opmaken van het verslag en opvolgen van de uitvoering van de actiepunten
- Bedenken, uitwerken en toepassen van methoden en technieken die de werking van het directiesecretariaat ten goede komen
- Organiseren van evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
De CSD (Coördinatie en Steun Directie) moet bijdragen, in overleg met de administratieve overheden en andere eenheden van de geïntegreerde politie die werkzaam zijn binnen het arrondissement, evenals met de pertinente nationale en grensoverschrijdende partners inzake veiligheid, op hoog niveau van veiligheid ten voordele van het arrondissement door gespecialiseerde en supra lokale producten en steun aan te leveren en dit zowel operationele als niet-operationele.
CSD Leuven wil als kleine federale directie bijdragen aan de veiligheid van de burgers in het arrondissement Leuven en daarbuiten. Via verschillende diensten (provinciale dispatching, real time intelligence centrum, arrondissementeel informatiekruispunt, interventiekorps, strategische analyse,…) ondersteunen de collega's rechtstreeks onze politiepartners en overheden. Daarnaast, maar daarom niet minder belangrijk, kunnen we intern rekenen op gemotiveerde medewerkers die zich bekommeren om logistieke, personeelsmatige en ICT uitdagingen.
CSD Leuven wil geen geautomatiseerde machine zijn, maar wel een geolied geheel waar iedereen zijn of haar meerwaarde kan ontwikkelen t.v.v. de eigen directie of de partners. Het goed uitvoeren van onze opdrachten is belangrijk zonder echter de mens uit het oog te verliezen. Daarom wordt er gewaakt over het welzijn van medewerkers en is er ruimte voor team bevorderende initiatieven.
Toelatingsvoorwaarden
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau B bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Je hebt kennis van de politionele organisatie of bent in staat deze op korte termijn te verwerven.
- Je bent een ondersteuning voor zowel de DirCo als het directiecomité.
- Je oefent een voorbeeldfunctie uit en streeft de waarden bepaald voor CSD Leuven na.
- Je kan gestructureerd werken en informatie samenvatten en aanschouwelijk voorstellen en brengt initiatieven aan en werkt deze synthese en alternatieven verder uit.
- Je kan onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen en je neemt, indien nodig, na overleg, initiatieven om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
- Je bent klantgericht
- Je zet je steeds ten volle in voor het werk door steeds het beste van jezelf te geven en hoge kwaliteit na te streven.
- Je plant je eigen groei actief en beheert in functie van jouw mogelijkheden, interesses en ambities door je eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en je continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
Selectiemodaliteiten
- Selectiecommissie
- Geïnformatiseerde test bij de selectieprocedure
Mijn loon & voordelen
- Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
- 100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
- Mogelijkheid tot het bekomen van bijkomende premies, in geval van weekend-, nacht- of overuren
- De kans verdere opleidingen te volgen
- Minimum 32 verlofdagen per jaar
- Gratis hospitalisatieverzekering
- Maaltijdcheques
- Mogelijkheid tot telewerk