Privacy

1. Algemeen

De politiediensten van de Geïntegreerde Politie (Federale Politie en lokale politiezones) hechten veel belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en behandelen de persoonsgegevens die zij ontvangen of verzamelen met de grootste zorgvuldigheid.

Deze privacyverklaring beschrijft de manier waarop de JobPol-website met persoonsgegevens omgaat, in overeenstemming met de verplichting tot transparantie die in de wetgeving inzake gegevensbescherming is vastgelegd.

De desbetreffende verordeningen zijn:

De algemene verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (‘GDPR’), en tot intrekking van de Richtlijn 95/46/EG (Algemene verordening gegevensbescherming), die op 25 mei 2018 in werking is getreden;
De Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens (‘Wet betreffende de bescherming van de persoonsgegevens’).

Deze privacyverklaring is bedoeld om uit te leggen hoe de Federale Politie uw persoonsgegevens verwerkt en de vertrouwelijkheid ervan waarborgt. Door contact op te nemen met de Federale Politie voor een of ander doel, stemt u in met de verwerking van uw gegevens in overeenstemming met deze verklaring.

DPRS behoudt zich het recht voor deze verklaring te allen tijde te wijzigen.

De geldende versie kan te allen tijde worden geraadpleegd op de website www.jobpol.be, onder de rubriek 'Privacyverklaring' (onder, rechts).

2. Wie zijn wij?

Deze website is een site van de dienst Rekrutering en Selectie van de Federale Politie (‘DPRS’).

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Elke informatie die (on)rechtstreeks een natuurlijke persoon identificeert (een naam, een adres, een identificatienummer, een IP-adres, een nummerplaat,...).

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verzamelen en verwerken de persoonsgegevens die u verstrekt tijdens uw bezoek aan www.jobpol.be wanneer u zich inschrijft voor public relations-evenementen, wanneer u zich kandidaat stelt voor een job die gepubliceerd wordt door de Federale Politie, en in het kader van elke communicatie met de Federale Politie in deze context.

De verwerkte gegevens op deze website zijn de volgende:

persoonlijke identificatiegegevens (bv.: naam, voornaam, adres, telefoonnummer,...);
elektronische identificatiegegevens (bv.: IP-adres, cookies,...);
persoonlijke details (bv.: geboorteplaats, geboortedatum, nationaliteit,...);
gegevens met betrekking tot uw interacties met ons via onze website, onze applicaties, e-mails,...

5. Wat doen we met uw persoonsgegevens ?

Via deze website kunnen vier soorten persoonsgegevens worden verwerkt:

5.A.1 het gebruik van cookies in het kader van de raadpleging van de website www.jobpol.be

De website www.jobpol.be is louter informatief. Er worden geen persoonsgegevens verzameld bij een gewoon bezoek aan de website. Daartoe is het gebruik van functionele cookies (na toestemming) noodzakelijk voor de goede werking, beveiliging en algehele analyse van de website op basis van legitieme belangen (zie cookiebeleid voor het type cookies en de bewaartermijnen).

De verzamelde gegevens zijn:

IP-adres;
DNS-adres;
Browser;
Schermresolutie;
De pagina die u bezocht net voor u de website van de dienst Rekrutering en Selectie van de Federale Politie raadpleegde

Hierdoor kunnen ook:

algemene vragen over rekrutering bij de politie beantwoord worden;
statistieken gegenereerd worden.

5.A.2 Contactgegevens verzamelen via de verschillende formulieren

Wanneer u via de website contact opneemt met DPRS, wordt u gevraagd een aantal persoonsgegevens te verstrekken, zoals uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres...

DPRS gebruikt uw persoonsgegevens voor het doel waarvoor u ze heeft verstrekt. Concreet betekent dit dat wanneer u uw naam en adres opgeeft, bijvoorbeeld in het kader van een informatieaanvraag, deze gegevens niet voor andere doeleinden zullen worden gebruikt, noch om u andere informatie toe te zenden, zoals nieuwsbrieven.

NB: E-mails, met inbegrip van berichten uit de contactformulieren van de website, worden gedurende 1 jaar bewaard in het e-mailarchief. U kunt bezwaar maken tegen deze archivering door in elk bericht waarop uw aanvraag betrekking heeft, aan te geven dat u wenst dat het bericht wordt verwijderd nadat de aanvraag is verwerkt.

Op de website zelf worden de gegevens ook maximaal 1 jaar bewaard.

5.A.3 het verzamelen van gegevens via uw inschrijving voor public relations-evenementen

DPRS verzamelt bij uw inschrijving onderstaande gegevens:

1. Naam
2. Voornaam
3. E-mailadres
4. Vast of mobiel telefoonnummer
5. Adres (straat, postcode, gemeente)

DPRS verzamelt bepaalde persoonsgegevens om:

U te voorzien van relevante informatie met betrekking tot uw specifieke profiel in plaats van algemene informatie;
U in staat te stellen zich in te schrijven voor informatiesessies of opendeurdagen die binnen de politie-instelling worden georganiseerd, de zogenaamde ‘Public Relations-Evenementen’;
Om DPRS in staat te stellen zo nodig opnieuw contact met u op te nemen;
Om DPRS in staat te stellen de verzamelde gegevens te analyseren, zodat fouten op de website kunnen worden opgespoord met het oog op een betere werking van het systeem of om de informatie op de website te corrigeren;
Om DPRS in staat te stellen een veiligheidsonderzoek uit te voeren in geval van registratie voor een public relations-evenement.

5.A.4 het verzamelen van gegevens via uw kandidaatstelling voor een betrekking bij de Geïntegreerde Politie

Bij het solliciteren naar een functie bij de politie of naar een basisopleiding wordt de kandidaat verzocht een inschrijvingsdocument in te vullen en verschillende andere documenten te verstrekken, zoals een kopie van het hoogst behaalde diploma.

Op bepaalde momenten in de selectieprocedure of wanneer de kandidaat in de wervingsreserve wordt geplaatst, wordt hem of haar ook gevraagd verschillende documenten met persoonlijke informatie in te vullen.

De gegevenscategorieën die via het sollicitatieformulier op de website www.jobpol.be en gedurende de rekruteringsprocedure worden verzameld, zijn:

Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, burgerlijke staat,...);
Uw contactgegevens (huisadres, telefoon,...);
Uw elektronische identificatiegegevens (e-mailadres,...);
Uw academische loopbaan;
Uw beroepskwalificaties;
Uw gezinssituatie;
Gegevens betreffende uw beschikbaarheid voor de selectieproeven;
Enkele algemene gegevens (rijbewijsnummer, kopie van het hoogst behaalde diploma,...);
Als u al bij de politie werkt, uw basisberoepsgegevens (eenheid, categorie, kader, ...);
Als u solliciteert als lid van het administratief en logistiek personeel, de referenties van de functie waarnaar u solliciteert;
De resultaten van de selectieproeven.

Wanneer u geslaagd bent voor de selectieproeven voor een operationele functie, wordt u in een wervingsreserve geplaatst. Naast de gegevens die bij de sollicitatie worden verzameld, zal u worden gevraagd een sollicitatieformulier in te vullen, samen met een digitaal CV en een schriftelijke motivering.

De doelstellingen van deze gegevensverzameling zijn :

- Controleren of u aan alle wettelijke vereisten voldoet om bij de politie te werken;
- Uw kandidatuurdossier beheren;
- U te organiseren en uit te nodigen voor rekruterings- en selectieproeven;
- U te organiseren en uit te nodigen voor rekruterings- en selectieproeven;
- U aan een veiligheidsscreening te onderwerpen;
- Tenslotte, om uw sollicitatie af te wijzen of om door te gaan met uw rekrutering.

5.B.1 de gegevensverzameling bij authentieke bronnen

Gelieve op te merken dat de in de punten 7.2 en 7.3 verstrekte informatie wordt gecontroleerd via het Rijksregister van natuurlijke personen en de Dienst voor Inschrijvingen van Voertuigen (DIV).

5.B.2 andere gegevensverzameling

Overeenkomstig de wet van 26 april 2002 houdende de essentiële elementen van het statuut van de personeelsleden van de politiediensten en houdende diverse andere bepalingen met betrekking tot de politiediensten, verzamelt de dienst Rekrutering en Selectie onderstaande en houdt daarbij rekening met:

alle beschikbare informatie van de inlichtingen- en veiligheidsdiensten en het coördinatieorgaan voor dreigingsanalyse;
alle beschikbare informatie over gemeentelijke administratieve sancties die zijn opgelegd voor een gemengde overtreding;
justitiële gegevens, verstrekt door de politiediensten, met toestemming van de bevoegde justitiële autoriteiten;
andere gevalideerde gegevens en informatie waarover de politie beschikt;
de resultaten van het antecedentenonderzoek dat door de lokale politiezone van uw woonplaats is uitgevoerd.

6. De gebruikte tools

Uw persoonsgegevens en de resultaten die u bij de rekruteringsexamens hebt behaald, worden gecentraliseerd in een algemene tool voor het beheer van uw sollicitatiedossier.

Al deze verwerkingen worden geregistreerd in het interne register van verwerkingen van persoonsgegevens van de politie, overeenkomstig artikel 30 van de GDPR.

Rechtmatigheid van de verwerking door DPRS

De rechtmatigheid van de verwerkingen door DPRS is gebaseerd op artikel 6.1. van de GDPR en meer bepaald op onderstaande paragrafen:

‘b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust’.

De regels inzake rekrutering staan in de volgende teksten:

a. Wet van 26 april 2002 houdende de essentiële elementen van het statuut van de personeelsleden van de politiediensten en houdende diverse andere bepalingen met betrekking tot de politiediensten (EXODUSWET of ST3);

b. Koninklijk besluit tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten (RPPol of ST6/1).

c. Koninklijk besluit betreffende de basisopleiding van de personeelsleden van het operationeel kader van de politiediensten en houdende diverse overgangsbepalingen (ST20).

d. Ministerieel besluit tot uitvoering van sommige bepalingen van het koninklijk besluit van 30 maart 2001 tot regeling van de rechtspositie van het personeel van de politiediensten (UBPol ST 7).

e. Koninklijk besluit van 24 september 2015 betreffende de basisopleiding van de personeelsleden van het basiskader van de politiediensten (ST20/1).

7. Bewaring van uw persoonsgegevens

7.1. Betreffende de toegang tot de website www.jobpol.be

De verzamelde gegevens worden bewaard totdat de statistieken zijn opgesteld, maximaal één jaar na de datum van verzameling van de gegevens.

Uw gegevens zullen uit de databank worden verwijderd zodra u dit vraagt door de daartoe voorziene procedure te volgen (zie ‘Wat zijn uw rechten?’ hieronder).

7.2. Betreffende uw inschrijving voor public relations-evenementen

De persoonsgegevens worden bewaard totdat het evenement heeft plaatsgevonden. Nadat de statistieken zijn opgesteld, worden zij, maximaal een jaar na de datum van verzameling ervan, gewist

Uw gegevens zullen ook uit de databank worden verwijderd zodra u dit vraagt door de daartoe voorziene procedure te volgen.

7.3. Betreffende de gegevens die verzameld werden in het kader van een kandidaatstelling voor een betrekking bij de politie

7.3.1. Bij aanwerving bij de politie (Federaal of Lokaal)

Uw gegevens worden overgedragen aan en geïntegreerd in het personeelsbeheerssysteem van de politie, waar ze worden opgeslagen en aangevuld met uw loopbaangegevens. Dit systeem is ook geregistreerd in het interne register voor de verwerking van persoonsgegevens van de Geïntegreerde Politie.

Gegevens die relevant zijn voor het beheer van uw loopbaan worden opgenomen in uw persoonlijk dossier.

7.3.2. Als u in de wervingsreserve opgenomen bent

Een laureaat die slaagt voor de generieke selectieproeven voor een operationele functie wordt in een wervingsreserve geplaatst. Om tot de basisopleiding te worden toegelaten, moet de laureaat uit de wervingsreserve worden geselecteerd door een politiezone of een federale dienst, die als benoemende overheid wordt aangewezen.

De dienst Rekrutering en Selectie van de Federale Politie bezorgt het sollicitatieformulier samen met een digitaal CV en een schriftelijke motivering naar de benoemende overheid.

De inschrijving in de wervingsreserve is twee jaar geldig. Op schriftelijk verzoek van de laureaat kan de beraadslagingscommissie een verlenging van één jaar toestaan.

7.3.3. Als je kandidatuur niet weerhouden is (niet-slagen, afhaken,…)

Onderstaande gegevens worden bewaard:

het aantal sollicitaties van een persoon (een persoon mag slechts maximaal drie keer solliciteren per kader waarvoor hij zich kandidaat stelt (Wet van 26 april 2002 houdende de essentiële elementen van het statuut van de personeelsleden van de politiediensten en houdende diverse andere bepalingen met betrekking tot de politiediensten);
De toekenning van vrijstellingen van bepaalde proeven overeenkomstig het Koninklijk Besluit van 30 maart 2001.

De volgende gegevens worden bewaard: de moraliteitsgegevens (5 jaar), de eindresultaten (vermelding van het al dan niet slagen gedurende 35 jaar) en in voorkomend geval het diploma als op grond hiervan vrijstelling is toegekend

De Federale Politie houdt zich bovendien aan de bewaartermijnen die vermeld staan in de sorteertabel van de Federale Politie, opgesteld in samenwerking met het Algemeen Rijksarchief op het volgende adres: http://www.arch.be/docs/surv-toe/TT-SL/fed/FEDPOL_SL_2011_DEF.pdf

Deze selectielijst wordt momenteel herzien.

8. Wie heeft toegang tot de persoonsgegevens die verzameld worden via de internet website?

Uw persoonsgegevens worden enkel behandeld door het personeel van:

de dienst Rekrutering en Selectie van de Federale Politie;
de benoemende overheden (politiezones en federale diensten die betrokken zijn bij de rekrutering van laureaten uit de wervingsreserve en de CALog-laureaten);
de verschillende diensten die deels betrokken zijn bij de selectieprocedure (de dienst veiligheidsscreening, de politiezone waarin de kandidaat woonachtig is (voor het moraliteitsonderzoek), de dienst arbeidsgeneeskunde (medische geschiktheid), de erkende politiescholen (fysieke geschiktheid en cognitieve testen),…)
de onderaannemers (psychotechnische testen, persoonlijkheidstesten,…).

Om technische redenen zijn deze gegevens ook toegankelijk voor de Kanselarij van de Eerste Minister, die de site en de database (Drupal) beheert. Sommige gegevens worden ook verzameld door externe technische dienstverleners (Google Analytics / zie Cookiesbeleid).

Ten slotte kan de dienst Rekrutering en Selectie van de Federale Politie ertoe verplicht worden uw gegevens door te geven op verzoek van een administratieve of gerechtelijke overheid, overeenkomstig de wet (bijvoorbeeld: organen belast met controle- of inspectieopdrachten, onderzoeksrechters,...).

Afgezien van de hierboven genoemde gevallen worden uw persoonsgegevens voor rekruteringsdoeleinden nooit buiten de Politie om verzonden.

9. Links naar websites die door derden worden beheerd

Door op een link naar een andere website te klikken, komt u op een website terecht waarvoor de Federale Politie niet verantwoordelijk is betreffende de verwerking.

10. Wat zijn uw rechten en hoe moet je ze uitoefenen?

10.1 Rechten van de betrokken personen

De betrokkenen, d.w.z. de personen wier persoonsgegevens via de website worden verwerkt, hebben verschillende rechten:

het recht op informatie: in het kader van de transparantieverplichting zijn politiediensten verplicht de betrokkene informatie te verstrekken over de verwerking van zijn persoonsgegevens. Dat is de bedoeling van deze pagina.
het toegangsrecht: de betrokkene heeft recht op toegang tot de hem betreffende persoonsgegevens die hij via de website aan de politiediensten heeft meegedeeld.
het recht op rechtzetting: de betrokkene kan vragen om bijwerking of rechtzetting van onjuiste, onnauwkeurige of onvolledige gegevens.
het recht om gegevens te laten wissen: de betrokkene heeft het recht om te vragen dat de hem betreffende persoonsgegevens zo spoedig mogelijk worden gewist. Dit recht is echter niet absoluut.
het recht om toestemming in te trekken: wanneer de verwerking van persoonsgegevens op toestemming berust, kan de betrokkene zijn toestemming te allen tijde intrekken. Dit recht kan echter beperkt zijn.

10.2 Uitoefening van de rechten van de betrokken personen

Het verzoek om deze rechten uit te oefenen varieert ook naar gelang van het soort verwerking dat via de website plaatsvindt:

indien de verwerking het gebruik van cookies of het verzamelen van contactgegevens via een formulier impliceert, dient het verzoek te worden gericht aan de DRP via het volgende e-mailadres: drp.dpo@police.belgium.eu.
om de schrapping van persoonsgegevens te vragen, dient u uw aanvraag te richten aan het volgende e-mailadres: recrutement@police.belgium.eu of aan het volgende postadres: Dienst Rekrutering en Selectie van de Federale Politie, Kroonlaan, 145A, 1050 Elsene.

U dient een kopie van uw identiteitskaart of een kopie van uw paspoort toe te voegen aan iedere aanvraag via e-mail of via gewone post zodat de dienst Rekrutering en Selectie van de Federale Politie uw identiteit kan controleren.

11. Beroepsmogelijkheden

Onverminderd andere administratieve of gerechtelijke beroepsmogelijkheden kunt u een klacht indienen bij het Controleorgaan op de politionele informatie (COC) en een beroep op de rechter doen indien u van mening bent dat uw rechten niet worden geëerbiedigd of dat de verwerking van uw persoonsgegevens een inbreuk vormt op de wetgeving inzake gegevensbescherming.

De aanvraag moet gericht zijn aan het COC:

Controleorgaan op de politionele informatie (COC)

Leuvenseweg, 48
1000 Brussel
E-mail: info@organedecontrole.be

12. Bescherming van de gegevens

DPRS heeft een aantal organisatorische, materiële, elektronische en administratieve procedures ingesteld die regelmatig geëvalueerd en bijgewerkt worden om de gegevens te beschermen tegen iedere onbevoegde toegang en om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van deze gegevens te beschermen.

Het personeel van DPRS dat toegang heeft tot gegevens die personen kunnen identificeren moet deze informatie beschermen conform deze verklaring en mag deze informatie enkel gebruiken voor de doeleinden die bepaald worden in deze verklaring.

Mocht DPRS een contract afsluiten met een onderaannemer, dan wordt een onderaannemer gekozen die voldoende veiligheidsmaatregelen garandeert voor de verwerking van gegevens. Hij dient eveneens een contract te ondertekenen om respect voor deze maatregelen te garanderen en hij dient zich ook persoonlijk verantwoordelijk stellen.

In dit geval ondertekenen de externe onderaannemers een contract van DPRS op grond waarvan ze wettelijk verplicht zijn de wet na te leven inzake bescherming en verwerking van persoonsgegevens, meer bepaald de GDPR en de Kaderwet.

13. Verwerkingsverantwoordelijke en DPO (Data Protection Officer)

13.1 Verwerkingsverantwoordelijke

De Federale Politie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door DPRS en wordt vertegenwoordigd door de Directeur van het personeel van de Federale Politie.

Indien u vragen heeft over uw persoonsgegevens en de verwerking ervan door DPRS, stuur dan een e-mail naar drp@police.belgium.eu of stuur een brief naar DGR/DRP, Kroonlaan 145A 1050 Elsene.

13.2 DPO (Data Protection Officer)

Indien u vragen heeft over de privacyverklaring van DPRS, over de bescherming van uw privésfeer of indien u een klacht heeft, contacteer dan de Data Protection Officer van de Directie van het personeel van de Federale Politie via drp@police.belgium.eu of stuur een brief: Federale Politie - DGR/DRP/Privacy, Kroonlaan, 145A te 1050 Elsene.

U dient een kopie van uw identiteitskaart of van uw paspoort toe te voegen aan iedere aanvraag via e-mail of gewone post zodat de Directie van DRP of de Data Protection Officer uw identiteit kan controleren.

14. Bijwerking van het huidige beleid

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt. U wordt daarom verzocht deze regelmatig te controleren om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.