Assistent Lid Medewerker Logistiek

Als Assistent bij de dienst Logistiek sta je in voor het dagelijks onderhoud, de technische interventies en het opvolgen van de herstellingen van de gebouwen en/of de voertuigen met het oog op het verzekeren van een optimale en efficiënte werking van de infrastructuur en/of het voertuigenpark van de federale politiecomplexen binnen de provincie.

Concreet als assistent van de afdeling ‘Logistiek en Financiën'.

· Verricht je administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen. - Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst. - Verzorgen van inkomende en uitgaande informatiestromen (briefwisseling, e-mail, telefoon). - Beheren van de administratieve dossiers van de directie en bijhouden van het klassement. - Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd. - Instaan voor het onthaal van interne en externe partners. - Opvolgen van lopende dossier om een algemene administratieve ondersteuning te bieden. - Instaan voor opzoekwerk alsook inzamelen en verwerken van data- en cijfermateriaal.

· Verricht je logistieke taken en activiteiten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren. - Logistieke steun bij grote operaties, vergaderingen en opleidingsmomenten.
- Beheer van toegangsbadges, parkeerbadges, dienstkaarten, treinkaarten,… - Up-to-date houden van de gegevensbanken nodig voor de logistiek.

· Verricht je budgettaire en/of financiële taken en activiteiten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren. - Opmaken van prijsaanvragen en contacteren van leveranciers volgens de wettelijke voorschriften. - Opmaken van ontvangstbewijzen bij het ontvangen van goederen in de daarvoor voorziene programma's. - Opmaken van bestelbonnen voor uitrustingsstukken en materiaal in de keten. - Zorgen voor een correcte behandeling van de opgestelde werkorders en de relevante documenten eigen aan de werking van de zuil Logistiek en Financiën. - Prospectie voor aankopen.

· Beantwoord je alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag. - Beantwoorden van mondelingen en/of schriftelijke vragen of doorverwijzen indien nodig. - Optreden als eerste contactpunt van de dienst. - Instaan voor de informatiedoorstroming van en naar de leden van de dienst en hulp verlenen met als doel het oplossen van problemen. - Instaan voor het onthaal van bezoekers (interne en externe klanten, partners,…) - Uitvoeren van opzoekingen voor interne en externe klanten/partners.