Niveau C - Statutair
Administratief assistent - Secretariat van directie
Prioriteit zal gegeven worden aan interne kandidaten
Vacante plaatsen:
1
Aanleg wervingsreserve voor 24 maanden
Jobomschrijving
Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.
- De binnenkomende informatie (fax, post, mails …) aan de juiste persoon of dienst toekennen
- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst
- Beheren en opvolgen dossiers op het administratieve vlak
- Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd
- Zorgen voor het onthaal van bezoekers
- Dossiers en informatiobrochures samenstellen
Als logistiek ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.
- Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken
- Voorzien of reserveren van logistiek materiaal voor de dienst
Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
- Informatie opvragen of documenten raadplegen om de klant zo goed mogelijk verder te helpen
- Uitleg geven aan klanten met betrekking tot de procedure en zelf de procedures en regels volgen bij het nadenken over klantgerichte oplossingen indien er zich een probleem voordoet
- voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven
- De klanten (externe/interne bezoekers) oriënteren / doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere contrôle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren
- De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgaven, structuur van de dossiers ...)
- De gegevens rangschikken en ze onderbrengen in de categorieën van het elektronisch bestand of van de gegevensbank
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
De Algemene Directie van de Bestuurlijke Politie (DGA) is samengesteld uit een centrale directie (team DGA) en meerdere directies. DGA, die actief is op het ganse nationale grondgebied, verzekert eerstelijnsopdrachten van bestuurlijke politie, opdrachten van gespecialiseerde steun, beschermings- en toezichtopdrachten evenals het ter beschikking stellen van gespecialiseerd personeel en materiaal, en dit in het kader van het genegotieerd beheer van de publieke ruimte. De algemene directie telt meer dan 6000 personeelsleden.
Toelatingsvoorwaarden
Inschrijvingsvoorwaarden:
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Kennis :
- Politionele organisatie - Niveau : GEBRUIKER
- Ondersteuning van de werking - Niveau : GEBRUIKER
Praktische kennis :
- Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
- Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
- Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.
Verwachte gedrag :
- Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
- Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.
- Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
- Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
- Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.
Selectiemodaliteiten
U zal eerst een generieke selectie moeten doorlopen bij de dienst Rekrutering en Selectie.
- Selectiecommissie
Later te bepalen
Mijn loon & voordelen
- Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
- 100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
- De kans verdere opleidingen te volgen
- Minimum 32 verlofdagen per jaar
- Gratis hospitalisatieverzekering
Nuttige documenten
Referentienummer: 117969/S6T