Niveau C - Statutaire
Assistant administratif - Secrétariat de direction
Priorité donnée aux candidats internes
Places vacantes:
1
Création d'une réserve de recrutement pour 24 mois
Description d'emploi
En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et d'activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
- Attribuer qualitativement les informations entrantes (fax, courrier, mails, …)
- Rédiger des lettres standardisées et des lettres personnalisées pour le service
- Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
- Rechercher et collecter des informations et pouvoir les fournir à la demande
- Assurer l'accueil visiteurs
- Composer des dossiers et des brochures d'information
En tant que soutien logistique, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.
- Assurer la réception, le stockage et la livraison du matériel et/ou des pièces d'équipement
- Réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service
En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
- Demander des informations ou consulter des documents pour pouvoir aider le client
- Donner des explications aux clients concernant la procédure et en cas de problème, réfléchir à des solutions orientées client suivant les procédures ou règles
- Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour des clients internes ou externes
- Orienter / diriger les clients (visiteurs externes/internes) vers les personnes/services compétents
En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
- Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus
- Augmenter le degré d'accessibilité du classement (étiquettes, table des matières, structure des dossiers,...)
- Ordonner des données et les attribuer aux catégories du fichier informatique ou de la base de données
Présentation de la zone de police/entité fédérale
La Direction générale de la police administrative (DGA) est composée d'une direction centrale (le team DGA) et de plusieurs directions. Active sur l'ensemble du territoire national, la DGA assure des missions de police administrative de première ligne, des missions d'appui spécialisé, des missions de protection et de surveillance et la mise à disposition de personnel et du matériel spécialisés dans le cadre de la gestion négociée de l'espace public. Elle compte plus de 6000 membres du personnel.
Conditions d'admission
Conditions d'inscription:
- Posséder la nationalité belge ou ressortissant d'un des pays membres de l'Union Européenne
- Jouir des droits civils et politiques
- Etre de conduite irréprochable en accord avec les attentes de la fonction, ce qui ne veut pas dire que vous ne devez jamais avoir eu de contravention
- Etre âgé d'au moins 17 ans
- Pouvoir fournir un extrait du casier judiciaire (modèle 595) datant de maximum trois mois d'ancienneté à la date de dépôt de la candidature
- Rédiger une lettre de motivation
- Etre titulaire d'un diplôme ou certificat d'études au moins équivalent à ceux pris en compte pour le recrutement aux emplois de niveau C dans les administrations fédérales
- Avoir au moins 18 ans
- Réussir les épreuves de sélection donnant accès au grade pour lequel vous postulez
Profil souhaité
Connaissances :
- Organisation policière - Niveau : UTILISATEUR
- Appui au fonctionnement - Niveau : UTILISATEUR
Connaissances pratiques :
- Traiter de l'information - Rassembler, déchiffrer et traiter de façon efficace l'information dans les délais impartis. Distinguer les lacunes éventuelles de cette information. Réunir et traiter des données de manière structurée. Les interpréter et les restituer correctement.
- Résoudre des problèmes - Affronter et maîtriser les situations inattendues en examinant les solutions possibles sur base de son expérience et de ses connaissances. Prendre des initiatives pour mettre en oeuvre la solution la plus appropriée à chaque problème
- Transférer ses connaissances - Transmettre aux autres de manière formelle et informelle son savoir, son expertise et ses méthodes de travail.
Attitudes attendues :
- Adopter une orientation-client - Tenir compte des attentes et besoins des ''clients'' dans la définition et l'exécution des missions et leur offrir un service personnalisé orienté vers la solution la plus opportune en entretenant des contacts constructifs.
- Communiquer - Transmettre de manière correcte et structurée des données et opinions, par écrit ou oralement. Rapporter les données et les incidents de façon précise.
- S'auto-développer - Planifier et gérer son propre développement en fonction des possibilités, des intérêts et des ambitions, en remettant en question de façon critique son propre fonctionnement et en s'enrichissant continuellement par de nouvelles connaissances et compétences.
- Faire preuve d'engagement - S'impliquer entièrement dans le travail en donnant toujours le meilleur de soi-même et en cherchant à atteindre la meilleure qualité. Persévérer même en cas de frustration, d'opposition, de tension ou face à un travail fastidieux.
- Respecter - Montrer du respect pour d'autres opinions et personnes. Respecter la stratégie, les procédures et la structure de l'organisation. Suivre consciencieusement les instructions écrites ou orales.
Modalités de sélection
Vous devez d’abord faire des tests génériques au sein du service Recrutement et Sélection. Vous trouvez plus d’information dans la description générale du poste vacant.
- Commission de sélection
A déterminer plus tard
Mon salaire et les avantages
- Un emploi diversifié dans un contexte passionnant caractérisé par de nombreux contacts humains
- 100% d'intervention de l'employeur dans les coûts des transports publics et 100% des transport en train
- La possibilité de suivre des formations gratuitement
- 32 jours de congé par an
- Une assurance hospitalisation gratuite
Documents utiles
Numéro de référence: 117969/S6T