DRi - Functional IT Business Advisor/Product Consultant and Support/Quality controller

La Business Unit Ressources logistiques et financières (BILOG) est chargée de la coordination des besoins informatiques en matière de processus logistiques et financiers. À cet égard, elle collabore avec la Direction générale de la gestion des ressources et de l'information (DGR) / Direction de la Logistique (DRL) et Direction des Finances (DRF), ainsi qu'avec l'ensemble des services impliqués dans la gestion logistique et financière.

L'outil de gestion actuellement employé est SAP(FedCom/LogisPol). Il s'agit d'une suite ERP proposée par le SPF BOSA pour la gestion et le suivi des processus financiers et logistiques.

Il existe par ailleurs quelques développements internes, tels qu'un système de gestion des points pour la distribution de l'uniforme de base, et l'on souhaite également, pour les finances et la logistique, un outil central d'information/de rapportage (projet SAP2MIS, en collaboration avec la
Business Unit Police Management Accounting). En outre, notre Business Unit assure, au sein de notre direction, la coordination des outils achetés en externe (ex. : SafeQ, CartaID, armoires à clés intelligentes, …), des développements hors de DRI, des dossiers facility, etc.


En tant que Functional IT Business Advisor/Product Consultant, vous êtes responsable, avec vos collègues (Project Managers) et le Business Unit Manager, de la livraison de différents projets.

Après la livraison d'un projet/outil, vous vous chargez d'assurer le support/la maintenance, de collecter les éventuelles change requests, d'effectuer des contrôles de qualité sur l'utilisation correcte de l'outil/le respect des procédures, de réaliser un monitoring sur certaines interfaces, etc.

Vos défis
 
Voici en quelques mots une explication sur la façon dont l'outil de gestion de base des processus financiers et logistiques a vu le jour.
En 2011, les SPF, parmi lesquels la Police Fédérale, se sont trouvés dans l'obligation de travailler, pour le processus financier, dans l'outil mis à disposition par le SFP BOSA, à savoir SAP(FedCom). 
 
En 2016, le projet LogisPol a été lancé afin de remplacer DBLog, le système de gestion logistique vieillissant que la Police Fédérale utilisait à l'époque. Ce projet a fait appel à l'offre d'appui du SPF BOSA pour élargir l'actuelle solution SAP avec des modules logistiques.  
Cette solution intégrée a été livrée en mars 2019. Les processus financiers et logistiques y sont étroitement liés les uns aux autres, et elle comprend un module web pour les responsables logistiques et un système de gestion d'entrepôt pour le magasin central. 
 
En 2022, le SPF BOSA a annoncé que le support de SAP pour l'actuelle solution SAP prendrait fin le 31.12.2027 et qu'il faudrait passer à S4/HANA si l'on souhaitait conserver la solution chez SAP.  
 
Le SPF BOSA a dès lors décidé de prospecter le marché et d'également rester ouvert à d'autres outils en dehors de SAP.
 
Le jeudi 11/01/2024, le centre de services Comptable fédéral a fait le premier grand pas vers le passage à une solution FEDCOM 2.0, avec la publication du marché public pour le remplacement de FEDCOM.? 
L'objectif de ce marché est de remplacer l'actuelle solution FEDCOM, avec ses processus et utilisateurs, telle qu'elle existe aujourd'hui.
De surcroît, il s'agit potentiellement d'un changement majeur, étant donné que le marché n'est pas limité à un seul logiciel ou fournisseur de logiciels en particulier.
Les soumissionnaires se chargeront à cet égard de la livraison du logiciel et des services de mise en œuvre.? 
 
Dès votre entrée en service, vous étudierez l'actuel outil de gestion SAP(FedCom/LogisPol) – ainsi que l'outil de rapportage – et acquerrez des connaissances sur les processus financiers et logistiques au sein de la Police Fédérale.
 
Fort·e de ces connaissances mais aussi de votre expérience, vous serez impliqué·e dans le projet FedCom 2.0 visant à remplacer l'actuelle application SAP(FedCom/LogisPol).
 
 
L'objectif est par conséquent en première instance d'appuyer notre Business Unit dans le cadre de ce projet, en collaboration avec nos clients, dont la contribution est primordiale.

Cet appui comprendra les phases suivantes :

• préparatifs/discussions concernant les solutions proposées par flux (logistique/financier) ;
• tests de validation par flux (logistique/financier) ;
  
• mise en œuvre des solutions, y compris le transfert de données ;
  
• gestion du changement – révision éventuelle des processus et des rôles/responsabilités, communication pendant le projet, formations.

Après livraison du nouvel outil, vous assurerez entre autres les tâches suivantes :

• support/maintenance (notamment, traitement des tickets dans le système prévu à cet effet) ;
  
• collecte des éventuelles change requests ;
  
• effectuer des contrôles de qualité sur l'utilisation correcte de l'outil/le respect des procédures (y compris celles reprises dans la note sur le contrôle de la qualité) ;
  
• procéder au monitoring de certaines interfaces ;
  
• retravailler ou créer des rapports dans l'outil de rapportage afin qu'ils soient alignés sur le nouvel ERP ;
  etc.

En seconde instance, et en fonction des besoins de nos clients, vous serez également affecté·e à d'autres projets dans le cadre des processus financiers et logistiques.
 
 
Voici ce que l'on attend entre autres de vous :
 

• vous améliorez en permanence l'intégralité de l'expérience informatique de nos clients. Pour ce faire, vous acquérez des connaissances entre autres sur la structure des incidents et des modifications chez nos clients. Vous identifiez les causes possibles, étudiez leurs liens et anticipez en prenant les mesures appropriées ;
   
  
• vous examinez les innovations susceptibles d'amener la globalité de l'expérience « système » au niveau supérieur ;
   
  
• vous optimisez les systèmes afin de réduire les incidents et d'améliorer les performances ;
  avec vos collègues (Project Managers), vous vous chargez de réaliser les projets sur le plan de la logistique et des finances.