DRI - BUSINESS SENIOR ADVISOR - International

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE

De behoeften van de klanten en stakeholders analyseren en oplossingen voorstellen aan de directie, ten einde deze noden om te zetten in ICT-toepassingen, nieuwe richtlijnen, procedures en processen, en om het volledige account management te verzorgen.

Hiertoe is het nodig om behoeftenanalyses te doen, business processen te bestuderen, projectvoorstellen op te stellen alsook de projectuitvoering te sturen en op te volgen.
Het projectmanagement bestaat uit het opmaken, plannen, prioritiseren van acties en het toezicht op de milestones van de verschillende acties uit een project.
Naast het projectmanagement is er ook een grote aandacht nodig voor de communicatie en opleiding van de gebruikers van de GPI voor de toepassingen, procedures en informatieprocessen van de betrokken Business unit. Vanuit de gebruikers dient men ook analyseren hoe de bestaande oplossingen verbeterd kunnen worden.

FUNCTIEBESCHRIJVING

A. Als omkaderend personeel, de medewerkers aansturen en begeleiden en de ter beschikking gestelde mensen en middelen optimaal inzetten in overeenstemming met de opdrachten en het beleid, ten einde de vastgestelde doelstellingen te bereiken en de planning te behalen.

Voorbeelden van taken:

- Een planning opstellen en aanpassen naargelang de voorziene en onvoorziene situaties.
- Taken verdelen en afstemmen onder de leden van het team en concrete opdrachten verdelen onder de medewerkers.
- De uitvoeringstermijnen van de taken bewaken en ook duidelijk overzicht houden op de kwaliteiten van de taken die in het team worden uitgevoerd.
- Middelen voorzien voor het team en de toezicht houden op het gebruik ervan.
- De dienstplanning afstemmen op de doelstellingen en in overeenstemming brengen met andere plannen binnen de directie/divisie.
- …

B. Als change agent, instaan voor de communicatie naar en de opleiding van de gebruikers teneinde een maximale aanvaarding van het project/de toepassing(en) te bekomen.

Voorbeelden van taken:

- Samenstellen van cursussen en opleidingen.
- Plannen van opleidingen.
- Instaan voor de communicatie naar de belanghebbenden toe.
- In staat zijn om een behoeftenanalyse te doen die zich focust op de gewenste impact op het terrein.
- Projectvoorstellen opmaken en kunnen verdedigen bij de hiërarchie die werkelijk bijdragen tot een verbetering voor de politiemensen op het terrein en/of de ondersteunende processen.
- …

C. Als analist, opmaken van functionele en organieke analyses teneinde de behoeften van de gebruikers precies te detecteren en te definiëren.

Voorbeelden van taken:

- De oorspronkelijke werkprocedure en de werkprocedure die men wil bekomen via de nieuwe toepassing bestuderen door observaties en interviews met de eindgebruikers en het management.
- De actuele en toekomstige werkprocedures (processus business) beschrijven onder de vorm van stroomdiagrammen (flow charts).
- De aandacht van de gebruikers vestigen op de reglementaire beperkingen die een mogelijke impact hebben op de toekomstige toepassing (bv. een beheerssysteem van de vormingsverloven moet rekening houden met het legale maximum).
- Rekening houden met de specifieke omgeving en de functies die eigen zijn aan de geïntegreerde politie.
- Bepalen van de correcte overdracht (uitgevoerd door de technici) van de gegevens uit het/de vroegere syste(e)m(en) naar het nieuwe systeem in samenwerking met de gebruikers.
- De noden en behoeften van de verschillende stakeholders en klanten kunnen inventariseren in een beknopt document ter ondersteuning van het projectvoorstel.
- De relevante gegevens en hun onderlinge relaties beschrijven, met inbegrip van de functionele behoeften van de gebruikers.
- De verschillende contexten onderling relateren en deze relaties beschrijven.
- Verschillende soorten conceptuele modellen uitvoeren vanuit verschillende invalshoeken om het begrip van de gesprekpartner (het management, de gebruiker, enz.) te verhogen en de modellen te laten valideren.
- Regelmatig bij de gebruikers de overeenstemming tussen het gerealiseerde conceptuele model en de werkelijkheid controleren, d.w.z. de manier waarop het systeem gebruikt wordt; eventueel het model aanpassen of verkeerd gebruik verbeteren.
- …

D. Als projectleider, de behoeften onderzoeken ten einde de plannen van personeelsmiddelen te beheren en tot het beheer van de projecten bij te dragen.

Voorbeelden van taken:

- Vooronderzoeken betreffende ontwikkelingsprojecten uitvoeren (begrip van de aanvragen, bepaling van de te bereiken doelstellingen, oplossingen voorstellen, onderzoek van de kosten en personeelsmiddelen die aangewend moeten worden, planning).
- De projecten plannen op basis van de middelen inzake personeel die nodig zijn voor de verschillende projecten.
- Alle ontwikkelingsprojecten superviseren en bepaalde projecten beheren.
- Actief deelnemen aan de implementatie van procedures en voorschriften voor projectenbeheer, analyse, programmering en overdracht naar de operationele eenheid, kantoorautomatisering eenheid en eenheid voor netwerkbeheer van de ontwikkelde of gewijzigde informatiesystemen.
- De vooruitgang van de activiteiten opvolgen en aan de business unit manager rapporteren.
- …

E. Als ontwikkelaar, formaliseren, beschrijven, documenteren en schematiseren van de wijze waarop de gegevens in hun context en in het proces kaderen ten einde een algemeen conceptueel model te realiseren dat als basis dient voor de verwerking en uitwisseling van geïnformatiseerde gegevens.

Voorbeelden van taken:

- De relevante gegevens en hun onderlinge relaties beschrijven, met inbegrip van de functionele behoeften van de gebruikers.
- De verschillende contexten onderling relateren en deze relaties beschrijven.
- Verschillende soorten conceptuele modellen uitvoeren vanuit verschillende invalshoeken om het begrip van de gesprekpartner (het management, de gebruiker, enz.) te verhogen en de modellen te laten valideren.
- Het conceptuele model doorgeven aan de technici (database administrator) opdat deze het in een logisch model zouden omzetten, d.w.z. omzetten in computertermen.
- Regelmatig bij de gebruikers de overeenstemming tussen het gerealiseerde conceptuele model en de werkelijkheid controleren, d.w.z. de manier waarop het systeem gebruikt wordt; eventueel het model aanpassen of verkeerd gebruik verbeteren.
- …

F. Als facilitator, vertalen van enerzijds de behoeften van de organisatie naar DRI, en anderzijds van de mogelijkheden en beperkingen inzake ICT naar de organisatie ten einde realistische oplossingen te implementeren die technisch haalbaar zijn en voldoen aan de behoeften van de organisatie.

Voorbeelden van taken:

- Organiseren van coördinatievergaderingen.
- Onderhouden van de contacten/netwerken met collega's van DRI en de organisatie.
- Kaderen van de behoeften van de gebruikers in de langetermijnvisie van de organisatie (macrovisie).
- Toekennen van prioriteiten aan de behoeften in samenspraak met het ICT-departement en de organisatie.
- Relevante informatie tussen de partijen uitwisselen en doorgeven.
- …

G. Als intermediair, vertalen van de behoeften van de gebruikers naar de projectleden ten einde door duidelijke specificaties de evaluatie van de technische en budgettaire haalbaarheid en de ontwikkeling van het programma mogelijk te maken.

Voorbeelden van taken:

- 'Use cases' opmaken (d.w.z. documenten die beschrijven wat er precies gedaan moet worden, de technische specificaties) die bestemd zijn voor de technici die met de technische ontwikkeling belast zijn.
- Rekening houden met de technische grenzen (via de technici-informatici) en met de veranderingsmogelijkheden van de reglementering die een impact kunnen hebben op de toekomstige toepassing.
- De budgettaire grenzen en de tijdslimiet in acht nemen, alsook de algemene samenhang van het project als er verschillende functionele analisten bij betrokken zijn.
- De verschillende partijen (technici, gebruikers, projectleider) adviseren aangaande de prioriteiten en komen tot een aanvaardbaar compromis tussen de verschillende standpunten van deze partijen.
- …

H. Als kennisbeheerder, continu op peil houden, verbeteren en uitdragen van de eigen kennis en competenties ten einde aangepaste oplossingen te kunnen voorstellen voor problemen die zich stellen en te kunnen anticiperen op nieuwe mogelijkheden, rekening houdend met de wensen van de organisatie.

Voorbeelden van taken:

- Opvolgen van de technologische evoluties, tools en methodologieën in de markt, via de wetenschappelijke literatuur en het contact met de leveranciers.
- Bestuderen van de wetenschappelijke en gespecialiseerde literatuur om zijn/haar kennispeil op peil te houden.
- Vergelijken met andere organisaties binnen en buiten de overheid (benchmarking), identificeren van de goede praktijken en vertalen hiervan naar de projecten/opdrachten van de dienst.
- Actieve deelname aan studiedagen, congressen, seminaries als organisator, intervenant of deelnemer.
- Expliciteren, structureren en toegankelijk maken van de kennis.
- Volgen van opleidingen.
- …