Dossierbeheerder - Verkeer

Onze dienst Verkeer werft aan !

De dienst Verkeer maakt deel uit van de Operationele Directie en staat in voor het verzekeren van alle opdrachten gelinkt aan de functionaliteit “verkeer”, in samenwerking met interne en externe partners.

Goed voor +- 10% van het totale personeelsbestand bestaat de dienst uit verschillende teams, je vindt er o.a. onze fietsbrigade, onze motorrijders en onze agenten. Zij zorgen ervoor dat de doelstellingen in het ZVP m.b.t. verkeer gerealiseerd worden en staan onder leiding van Commissaris van Politie, Lacroix L.

Ter ondersteuning van onze collega's in uniform werken er ook collega's in een burgerfunctie. Ze nemen een groot deel van de administratieve last voor hun rekening.

Onze dossierbeheerder is voornamelijk verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van dossiers binnen de dienst "Verkeer": het beheren, coderen en corrigeren van de processen-verbaal van onze afdeling. Hij/zij beheert ook de administratieve opvolging van depannages.

Codering en beheer van de processen-verbaal:

• De gegevens raadplegen, coderen en bijwerken in de interne systemen, inzonderheid de administratieve processen-verbaal  ( APV ), de PV GAS  (Gemeentelijke Administratieve Sancties), de processen-verbaal voor inbreuken  (PV), en de P.V. m.b.t. het verkeersreglement.
  
• De nauwkeurigheid en de volledigheid van de gecodeerde informatie nagaan om de betrouwbaarheid van de gegevens te verzekeren en een foutloze behandeling te garanderen.
  
• De processen-verbaal classificeren en organiseren in de databanken volgens procedures inzake documentbeheer.
  
• Informatie zo nodig corrigeren en wijzigingen uitvoeren om een regelmatige bijwerking te garanderen.
  

Opvolging en conformiteit van de dossiers:

• De opvolging van de dossiers verzekeren door de deadlines, de richtlijnen en de interne procedures te respecteren.
  
• De specifieke coderingsregels toepassen op de verschillende soorten processen-verbaal om tot een uniformbeheer van de gegevens te komen.
  
• De opvolging van de dossiers uitvoeren volgens de in de procedures vermelde stappen, en iedere onregelmatigheid of noodzaak voor correctie doorgeven aan de bevoegde diensten.

Beheer van de kantschriften TRA:

• De kantschriften TRA (Afhandeling van de Administratieve Herinneringen) beheren en opvolgen volgens de richtlijnen
  
• De kantschriften archiveren en organiseren, om hun toegang en hun raadpleging te vereenvoudigen.
  
• Een kwaliteitscontrole verzekeren van de kantschriften door de interne normen na te leven, en elke ontbrekende of verkeerde informatie rechtzetten.
  

Beheer van de administratieve en gerechtelijke depannages:

• De administratieve of gerechtelijke depannage behandelen door het invoeren van informatie en door het naleven van de specifieke procedures voor elke situatie.
  
• De verzoeken tot administratieve en gerechtelijke depannages op een efficiënte wijze beheren, door de betrokken afdelingen te coördineren om eventuele incidenten zo snel mogelijk te regelen.
  
• De traceerbaarheid van de takelingswerkzaamheden in de systemen verzekeren, door iedere actie te documenteren en door de informatie te archiveren met het oog op een nadere opvolging.
  

Beheer en verspreiding van informatie:

• De informatie m.b.t. de dossiers organiseren en archiveren, om hun beschikbaarheid te verzekeren voor de betrokken ploegen.
  
• De nodige informatie verspreiden naar de interne eenheden of diensten, door een zorgvuldige opvolging van de ontvangen en uitgezonden communicatie te verzekeren.
  
• De beschikbaarheid van de bijgewerkte informatie garanderen in de databanken om het werk van de ploegen te vergemakkelijken.
  

Klantencontact:

• Een aanspreekpunt zijn om de verzoeken om informatie van de interne en externe klanten te beantwoorden, betreffende de dossiers APV, PV GAS, PI, PV verkeersreglement, kantschriften TRA en administratieve en gerechtelijke takelingen.
  
• De ingewikkelde aanvragen overmaken aan de gespecialiseerde diensten, en duidelijke uitleg kunnen bieden over de lopende procedures.
  
• Opzoekingen uitvoeren in de databanken of archieven om de nodige informatie te verstrekken en aan de vragen van klanten te voldoen.
  
• Een kwaliteitscontact met de klanten onderhouden, en de problemen of dringende verzoeken naar de hiërarchie in reële tijd doorsturen.
  

Administratieve steun:

• Verschillende administratieve en organisatorische taken verrichten in overeenstemming met de procedures om het goede verloop van de activiteiten te waarborgen.
  
• De documenten op een fysische of elektronische wijze classificeren en organiseren, met toepassing van de regels van de organisatie inzake documentbeheer.
  
• De opvolging van de vervaldata en de verwerkingstermijnen verzekeren, door de nodige acties aan te zwengelen om de informatie- en verwerkingsstroom actueel te houden.