Consulent lid - Administratieve Steun
Jobomschrijving
BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE
De consulent in administratieve steun levert, in de materies waarmee hij/zij wordt belast, een efficiënte en doeltreffende steun aan de leidinggevenden en diensten van de CSD, alook aan de entiteiten van de federale politie in het arrondissement om de correcte uitvoering van de opdrachten van zijn/haar entiteit te verzekeren.
FUNCTIEBESCHRIJVING
Als informatie-beheerder, de revelante informatie met betrekking tot specifieke domeinen beheren en exploiteren om ze beschikbaar te stellen zodat iedereen in staat is zijn/haar taken uit te voeren en/of de adhocprocedures na te leven.
- De verzamelde gegevens analyseren
- De ontvangen informatie archiveren en verspreiden
- De informatie communiceren via het (de) geschikte kana(a)l(en)
- De kwaliteit van de inhoud en de vorm van de via de verschillende informatievectoren uitgedragen boodschap ontwikkelen
- De gebruikte middelen en de informatie bijhouden/updaten
- De door het diensthoofd bepaalde functionele mailboxen beheren, en in het bijzonder deze van het algemeen invalspunt van de PLIF.
- De actieve opvolging van de dossiers beheren en toezien op de uitvoering ervan
Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen
- De behandelde dossiers en projecten controleren en monitoren
- De kernelementen van het dossier opsporen, analyseren en structureren
- …
Als helpdesk, technische inlichtingen en antwoorden verstrekken aan de personeelsleden/klanten/gebruikers om hen een gepaste oplossing voor hun vragen en problemen te geven.
- Het probleem bepalen in de situatie die de verzoeker uiteenzet
- De bekende procedures voor probleemoplossing toepassen
- Een synthese van de aanvragen doorsturen naar de technische experten
- Inlichtingen over een gewone situatie geven
- Documenten, brochures en informatie verstrekken die de aanvragers nodig hebben
- …
Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.
- Dossiers administratief beheren en opvolgen
- De overste bijstaan in zijn verschillende opdrachten
- De ondersteuning van het diensthoofd verzekeren bij het beheren van de dienst (met name inzake logistiek en middelenbeheer)
- Het beheer verzekeren van de routinematige opvolging
- De lay-out van documenten verzorgen
- De binnenkomende informatie kwalitatief toekennen (fax, post, e-mails, …)
- Dossiers en informatiebrochures samenstellen
- Formulieren ontwikkelen
- Verslagen van interne vergaderingen opstellen
- Documentatiedossiers samenstellen
- …
Als vertegenwoordiger, op een professionele manier de contacten en relaties met de interne en externe gesprekerspartners verzekeren om de zichtbaarheid van de organisatie te verhogen en te zorgen voor een transparante, eenduidige en doeltreffende uitwisseling van informatie.
- Het standpunt van de hiërarchie tijdens werkgroepen meedelen
- Met de gesprekspartners onderhandelen tijdens vergaderingen
- Aanwezig zijn op de geschikte fora
- Zorgen voor de ontvangst en informatie van bezoekers tijdens geplande of ongeplande evenementen.
- Zorgen voor een goede samenwerking met klanten en partners
Als processbeheerder, zorgen voor de correcte toepassing van de verschillende processen om de entiteit een efficiënt beleid te waarborgen en de klanten en de partners een optimale dienstverlening te waarborgen.
- Optreden als single point of contact van de PLIF
- Nakijken of de verschillende stappen van een proces correct worden uitgevoerd
- Verbetervoorstellen formuleren aan de directie PLIF m.b.t. de processen en vanuit het optimalisatie-oogpunt.
- Creëren en waarborgen van de uitvoering van de verschillende communicatieprocessen
- Zorgen voor een optimaal beheer van de verschillende informaticatoepassingen
- De evolutie van de tools (sociale media, enz...) opvolgen en advies geven over het gebruik ervan
Als omkaderend personeel, de ter beschikking gestelde mensen en/of middelen optimaal en in overeenstemming met het beleid van de hiërarchie beheren om de vastgelegde doelstellingen te bereiken.
- Een planning opstellen en deze aanpassen in functie van onvoorziene situaties
- De medewerkers concrete instructies of opdrachten geven
- De taken onder de ploegleden verdelen rekening houdend met hun competenties
- Toezien op de kwaliteit en de uitvoeringstermijnen van de taken en verbeteringen aanbrengen indien nodig
Presentatie vd. politiezone/federale eenheid
Toelatingsvoorwaarden
- Belg zijn of onderdaan van een andere lidstaat van de Europese Unie
- De burgerlijke en politieke rechten bezitten
- Een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking, wat niet wil zeggen dat je nooit een bekeuring kreeg
- Ten minste 17 jaar oud zijn
- Een uittreksel uit het strafregister (model 595) kunnen voorleggen dat minder dan drie maanden oud is op datum van de kandidaatstelling
- Specifieke diplomavereisten
Bachelor in richting van Organisatie en Office Management of Management Assistant is vereist. - Een motivatiebrief opstellen
- Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau B bij de federale Rijksbesturen
- Ten minste 18 jaar oud zijn
- Slagen voor de selectieproeven die toegang verlenen tot de graad waarvoor je kandideert
Gewenst profiel
Praktische kennis :
• Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie.
• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
• Ondersteunen - Anderen ondersteunen door een formele rol als mentor te aanvaarden, door een voorbeeldfunctie op te nemen en door anderen te helpen bij hun activiteiten.
Verwachte gedrag :
• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
• Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega's bij te leggen.
• Dialogeren - De kennis en achtergrond van de gesprekspartner leren kennen door gerichte vragen te stellen, aandacht te hebben voor wat hem bezighoudt, zich in te leven in zijn situatie en het nodige te doen om zijn totale boodschap te begrijpen.
• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.
Selectiemodaliteiten
- Interview
Mijn loon & voordelen
- Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
- 100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
- De kans verdere opleidingen te volgen
- Minimum 32 verlofdagen per jaar
- Gratis hospitalisatieverzekering
- Toelage Brussels Hoofdstedelijk Gewest met jaarlijkse graduele stijging van €1392 (jr1) tot €2506 (jr6), belastbaar bedrag
- Toelage voor kennis van de tweede landstaal mits Selorbrevet ten belope van € 371/maand, belastbaar bedrag
- Toelage voor kennis van de Engelse/Duitse taal mits erkend brevet ten belope van € 92/maand, belastbaar bedrag
- Maaltijdcheque ter waarde van € 6 per 7u36 van werkelijk dienstprestaties
- Mogelijkheid tot thuiswerk (1à 2 dagen /week)