Assistent Lid - PLIF/Cel Financiën

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE

Administratieve en logistieke ondersteuning bieden aan de dienst in het algemeen en instaan voor het beheer en de verwerking van financiële dossiers in het bijzonder ten einde een professioneel en klantgericht beheer van de werkingsmiddelen te bekomen.  

FUNCTIEBESCHRIJVING

Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt

- De dossiers met betrekking tot zijn bevoegdheidsdomein of informatie in verband met die dossiers ontvangen  
- Dossiers voorbereiden en samenstellen die aan het diensthoofd PLIF of aan de directeurs moeten worden voorgelegd en/of aan DRF moeten worden toegezonden  
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen  
- Informatie opzoeken in verschillende bestanden  
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is  
- De vastgestelde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels  
- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures  
- Een conclusie betreffende het vervolg van de behandeling van het dossier formuleren
- Een conclusie in het dossier formuleren en aan het bevoegde beslissingsorgaan voorleggen  

Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen

- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst  
- Verzorgen van inkomende en uitgaande informatiestromen (briefwisseling, e-mail, telefoon)
- De echtheid en geldigheid van de documenten controleren  
- De lay-out van documenten verzorgen  
- Zorgen voor de administratieve opvolging van de dossiers van de dienst Financiën (naleving van de termijnen …)  
- Verbanden leggen tussen de verschillende stukken van een dossier  
- Opzoeken en verzamelen van informatie en deze kunnen aanreiken indien gevraagd
- Inzamelen en verwerken van data- en cijfermateriaal
- Uitvoeren van administratieve onderzoeken

Als budgettair/financiële ondersteuning, budgettaire en/of financiële taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren  

- Opmaken van prijsaanvragen en contacteren van leveranciers volgens de wettelijke voorschriften
- Opmaken van ontvangstbewijzen bij het ontvangen van goeden in de daarvoor voorziene programma's
- De voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren
- Opmaken van bestelbonnen voor uitrustingsstukken en material in de keten
- Zorgen voor een correcte behandeling van de opgestelde werkorders en de relevante documenten eigen aan de werking van de zuil Logistiek en Financiën

- Prospectie van aankopen

Als contactpersoon antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag  

- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten  
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten      - Optreden als eerste contactpunt van de dienst
- Instaan voor de informatiedoorstroming van en naar de leden van de dienst en hulp verlenen met als doel het oplossen van problemen
- Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen  
- Voor interne klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven  

- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures