Consultant Organisateur d'évènements - B +

A.En tant que gestionnaire de dossiers
Établir et/ou analyser et/ou contrôler des dossiers suivant la règlementation ou les procédures en vigueur afin de pouvoir tirer une conclusion basée sur tous les éléments et garantir la prise de décision ou la finalisation du dossier.
Exemples de tâches :
-  Traiter et suivre, de manière organisée, des dossiers relatifs aux matières relevant du domaine de compétence événementiel.
-  Réceptionner les dossiers et vérifier que toutes les informations sont exactes et complètes.
-  Analyser les éléments constitutifs des dossiers en effectuant des recherches approfondies si cela s'avère nécessaire (demande d'information complémentaire, demande d'éclaircissement de certains éléments, demande de documents spécifiques, etc.).
-  Contrôler la conformité des données vis-à-vis de la règlementation en vigueur.
-  Effectuer les démarches prévues dans les dossiers selon les procédures et règles et classer les dossiers clôturés.
-  …
B. En tant que gestionnaire de données
Consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
Exemples de tâches :
 
-  Enregistrer toutes les données relatives aux événements dans les bases de données ou systèmes ad hoc.
-  Compléter les tableaux de bord du desk event et établir et fournir des données statistiques.
-  Rédiger des notes verbales, attestations ou courriers standard ayant trait aux dossiers évènementiels.
-  Faciliter et structurer l'accès à l'information.
-  Fournir les services requis aux clients.
-  …
 
C.En tant que soutien administratif
  Réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir
le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.
 
Exemples de tâches :
 
-  Réceptionner ou traiter la correspondance entrante, diffuser l'information auprès du supérieur (ou des supérieurs) hiérarchique(s) ou auprès des autres membres du service ou d'autres départements.
-  Rédiger des courriers standard ou personnalisés pour le(s) supérieur(s) hiérarchique(s) ou les clients.
-  Effectuer une série de tâches administratives liées au suivi du secrétariat du desk Event (copies, rédaction de courriers, classement, agenda, accompagnement des visiteurs, etc.).
-  …
 
D. En tant que coordinateur d'événements/d'opérations
 
Assurer l'engagement optimal des moyens et les contacts avec les partenaires adéquats afin de faciliter la mise en œuvre des évènements ou opérations et d'atteindre l'objectif commun.
 
Exemples de tâches :
 
-  Contribuer à l'organisation pratique d'évènements (dîners et réceptions, manifestations, colloques, etc.).
-  Envoyer des invitations et réserver les salles nécessaires.
-  Réserver ou prévoir le matériel logistique et l'organisation de ses activités.
-  Fournir des documents ou brochures.
-  Accueillir et accompagner des visiteurs lors d'évènements.
-  Contrôler les installations avant et pendant des évènements.
-  Organiser des visites guidées.
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E. En tant que personne de contact
 
Répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.
 
Exemples de tâches:


-  Répondre aux questions simples ou ordinaires des clients, personnellement, par téléphone, par courrier électronique ou médias sociaux.
-  Demander les informations nécessaires ou analyser des documents afin d'aider davantage les clients.
-  Répondre à des questions concrètes relatives aux modes de fonctionnement, timing et outils utilisés.
-  …