Adviseur Facility Brussels-Brabant

De Adviseur Facility beheert het beschikbaar stellen van diensten en procedures, in de optiek van een efficiënt beheer van kosten door de coördinatie van materiële, budgettaire en personele middelen ten dienste van elke directie of dienst van de bezetter van de gebouwen zodat deze zich ten volle kunnen toeleggen op het verzekeren van hun core-business (politionele opdrachten) ongeacht de manier van bezetting of samenleven binnen de sites, impliceert dit het respect voor de wettelijke, contractuele en organisationele  verplichtingen die gelden op alle werkplekken.

ROLLEN VAN DE FUNCTIE

Als Leidinggevende, een beheersplan uitwerken en volgen in overeenstemming met de visie en de strategie die de hiërarchie heeft vastgelegd om het beleid op operationeel vlak ten uitvoer te brengen en de verwachte resultaten te behalen
 
Voorbeelden van taken:

De implementatie verzekeren van de toebedeling van de werkplekken (gedeelten van het gebouw zijn eigen aan directies/diensten, de lokalen met gemeenschappelijk gebruik, lokalen met specifiek gebruik, technische ruimten) en de toepassing van reglementering op de werkplaatsen zoals overlegd met de betrokken bezetter
De supervisie en coördinatie verzekeren van de verschillende domeinen van Facility Management (Multitechnieken, Multidiensten, Veiligheid en welzijn) door structurele en organisationele maatregelen via overleg en de inplaatstelling van een technologisch toezicht
Op het vlak van eigenaarsonderhoud het verzekeren van een opvolging en coördintatie van de relaties met de eigenaar, de Regie der gebouwen en de andere interne en externe partners teneinde bij te dragen aan het in overeenstemming van de bezetting van het gebouw met de wettelijke, reglementaire en contractuele voorwaarden of met de nieuwe behoeften van de bezettende diensten of directies binnen de sites GMJ
Het bepalen van de operationele prioriteiten in functie van de richtlijnen of vastgelegde objectieven en deze richtlijnen of objectieven vertalen naar de medewerkers...

Als Bureauchef de collega's voor wie hij verantwoordelijk is begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren
 
Voorbeelden van taken:

Planningsgesprekken, functioneringsgesprekken en evaluatiegesprekken voeren in het kader van de evaluatieprocedure
Constructieve feedback geven en de verbeterpunten van de medewerkers aangeven, responsabiliseren van de medewerkers
Hun ontwikkelingsbehoeften detecteren en aangepaste acties voorstellen of zelf ondernemen
Toezien op de voortgezette opleidingen van de medewerkers van de bureau  (opleidingsplan, het volgen van interne/externe opleidingen, e-learning,…)
Ingrijpen bij problemen of conflicten op werkgerelateerd vlak, alsook om eventuele problemen op te lossen met klanten
Nieuwe medewerkers begeleiden bij hun integratie in de ploeg en hij het aanleren van nieuwe take...

 
Als Omkaderend personeel de ter beschikking gestelde mensen en/of middelen optimaal en in overeenstemming met de hiërarchie beheren om de vastgelegde doelstellingen te bereiken
 
Voorbeelden van taken:

De procedures en kwaliteitsvereisten binnen de eenheid vastleggen
Het verzekeren van de evaluatie, planning, opvolging en gebruik van de beschikbaar gestelde middelen (materiële, personele, budgettaire) noodzakelijk voor het functioneren van Facility Managment (voor zijn eigen functioneren alsook het functioneren van het gebouw zelf)
Beslissingen nemen in geval van incidenten en onvoorziene omstandigheden die raken aan de core-business van Facility managment.
Concrete instructies en opdrachten geven aan de medewerkers van de eenheid en de taken verdelen rekening houdend met de competenties van medewerkers
Interne en externe vragen coördineren: toezien op de coherentie van de oplossingen en antwoorden die gegeven worden aan verschillende vragen: kwaliteitscontrole en voortgangscontrole van taken en verbeteringen aanbrengen indien noodzakelijk
Verzekeren van het administratief beheer van de medewerkers van de eenheid (prestaties, verlofaanvragen, financiële gegevens, …)...
 

Als Technisch deskundige op basis van zijn expertise in zijn activiteitendomeinen analyses uitvoeren en adviezen formuleren voor het management, de diensten die hierom verzoeken en de partners om de leidinggevenden in staat te stellen de goede strategische keuzes te maken en de medewerkers te helpen bij hun taken
 
Voorbeelden van taken:

Zijn kennis op niveau houden en vakliteratuur doornemen betreffende de verschillende activiteitsdomeinen en hiermee rekening houden bij de organisatie van zijn eenheid
Praktische adviezen en raadgevingen verstrekken in de verschillende activiteitsdomeinen
Antwoorden op alle vragen van de klanten en gebruikers
Hindernissen in methoden identificeren en alternatieven of technische oplossingen voorstellen
Het functioneren analyseren vanuit de geest van maatschappelijk verantwoord ondernemen en daar aanpassingen doen waar mogelijk...
 
Als Contactpersoon antwoorden op vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om een optimaal evenwicht te bereiken tussen de klanten, de medewerkers en de partners wat betreft de kwaliteit en de duur van het te realiseren werk.
 
Voorbeelden van taken:

De klanten ondersteunen bij hun zoektocht naar een antwoord op hun vraag
Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen
Deelnemen aan interne en externe overlegvergaderingen
Toezien op een goede samenwerking  en communicatie met de verantwoordelijken van de bezettende diensten, met name door het organiseren van regelmatige vergaderingen met de verschillende partners...
 
 
Als Dossierbeheerder dossiers analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
 
Voorbeelden van taken:

Een dossier of desbetreffende informatie ontvangen en toelichtingen inzamelen bij verschillende bronnen
Uitvoeren van de verschillende voorziene etappes van een dossier in overeenstemming met de procedures of regels
Detecteren van sleutelelementen van het dossier, ze analyseren en structureren
Controleren van de behandelde dossiers
Een conclusie formuleren van het dossier en deze voorleggen aan het bevoegde beslissingsorgaan
Vertalingen maken van de tweede landstaal naar de moedertaal en andere administratieve taken uitvoeren...
 
Als Vertegenwoordiger op een professionele manier de contacten en relaties met de interne en externe gesprekspartners verzekeren om de zichtbaarheid van de organisatie te verhogen en te zorgen voor een transparante, eenduidige en doeltreffende uitwisseling van informatie.
 
Voorbeelden van taken:

Ontwikkelen van interne en externe partnerships alsook een betrouwbaar netwerk van referentiepersonen in de verschillende activiteitsdomeinen
Een goede samenwerking verzekeren met de bezetters (directies die de sites GMJ bezetten, syndicale delegaties, eigenaar, buren, onderhoudsfirma's, leveranciers,…)
Haalbaarheid van goede praktijken binnen andere organisaties analyseren en toepassen binnen de Federale Politie; deelnemen aan opleidingen en nuttige seminaries
De relevantie van informatie voor de verschillende activiteitsdomeinen achterhalen en er op toezien dat deze informatie via de juiste kanalen verspreid wordt aan de bezetters van de site GMJ.
De organisatie van omvangrijke evenementen faciliteren
Een einde maken aan potentieel conflictueuze situaties tussen de verschillende bezetters van de gebouwen...