Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Assistent (CC1) - ASSISTENT - Assistent lid - CGWB Arbeidgeneeskunde

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 6009 N 19 15
Type betrekking
Statutair
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Korps/directie/dienst
7305 - Cgwb (dir Preventie En Bescherming Op Het Werk)
Werkplaats
Kroonlaan 145 E
1050 Elsene
Provincie
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Niveau
Assistent (CC1)
Studieniveau
6 jaar secundair onderwijs
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale overheidsdiensten.

Maximum aantal inschrijvingen
25
Voorstelling korps/directie/dienst

De interne directie voor preventie en bescherming op het werk (CGWB) heeft als missie de werkgever, de hiërarchische lijn en de werknemers bij te staan in de toepassing van de welzijnswetgeving op het werk. Het gaat om eerstelijnspreventie, in de welke de problemen op een multidisciplinaire manier worden aangepakt.

CGWB is onderverdeeld in verschillende diensten : arbeidsgeneeskunde, psychosociale preventie, arbeidsveiligheid waaronder preventie van arbeidsongevallen. Dan hebben we ook de dienst development & strategy en de backoffice (HR; logistiek, financiën en secretariaat). Deze verschillende diensten hebben preventieadviseurs met elk hun eigen expertisedomein. Arbeidsgeneeskunde, psychosociale risico’s, veiligheid, ergonomie, hygiëne en personeelsleden die gespecialiseerd zijn in administratieve en logistieke steun.

De dienst arbeidsgeneeskunde heeft als missie het promoten en het beschermen van de gezondheid van de werknemers door middel van risicopreventie en het promoten van arbeidsmogelijkheden voor eenieder. Er moet vermeden worden dat, bij het uitvoeren van de arbeidstaak, de professionele risico’s hun gezondheid in gevaar brengen. De verspreiding van ernstige en/of besmettelijke aandoeningen vermijden alsook het vroegtijdig opsporen van beroepsziekten en aandoeningen gelinkt aan het werk.

Functiebeschrijving

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE

De assistent verleent een administratieve permanente steun op gebied van organisatie van het bureel, het beheer van de post en het beheer van de telefonische communicatie. De assistent onthaalt en begeleidt de personeelsleden en de kandidaat rekruten die een afspraak hebben met de arbeidsgeneesheer. De secretariaatsmedewerker zorgt voor de verwerking van gegevens, de opvolging, en het aanvullen van de dossiers. Bijkomend neemt de secretariaatsmedewerker actief deel aan het goed functioneren van de directie om zo een optimale dienstverlening te bieden aan personeelsleden van de directie en aan de externe partners. Indien nodig levert de assistent ook steun aan de backoffice.

FUNCTIEBESCHRIJVING

Als Gegevensbeheerder gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen:

  • de gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren
  • aan de interne en externe gebruikers uitleg geven over de gegevensbank of de classificatie en hen helpen bij hun opzoekingen
  • de verschillende gegevensbanken betreffende het personeelsbeheer raadplegen voor een correcte behandeling van de vraag van het personeelslid 

Als Administratieve ondersteuning administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen:

  • gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst
  • verslagen van interne vergaderingen opstellen
  • de lay-out van documenten verzorgen
  • dossiers administratief beheren en opvolgen
  • dossiers en informatiebrochures samenstellen
  • evenementen, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen organiseren
  • faxen en brieven versturen voor een persoon of een dienst
  • kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen

Als Planningsdeskundige de uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren:

  • de dienst organiseren rekening houdende met de gebruikelijke regels (ATO) en de individuele desiderata
  • de agenda van een persoon of een dienst coördineren

Als Dispatcher de operationele vragen/informatie ontvangen en via het geschikte kanaal aan de juiste actoren doorsturen om binnen de toegestane termijn aan de gerechtvaardigde verwachtingen van de klant te beantwoorden:

  • berichten ontvangen, doorsturen en invoeren
  • de klant naar de juiste gesprekspartner doorverwijzen
  • de ontvangen informatie nauwkeurig en volledig in de ad-hoc gegevensbanken invoeren
  • de ontvangen informatie onder de betrokken diensten verspreiden

Als Contactpersoon antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de interne en externe klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag :

  • de telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de bevoegde personen of diensten
  • telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten
  • zorgen voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers (burgers, klanten, ondernemingen …)
  • de nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen
  • om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen
  • voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven
  • aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.
Gewenst profiel

Kennis :

• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER

• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER

Praktische kennis :

Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een

doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens

gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en

behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.

Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door

de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis.

Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te

voeren.

Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en

informele wijze overbrengen op anderen.

Verwachte gedrag :

Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en

behoeften van de 'interne en externe klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en

hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen

oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.

Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd

overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist

rapporteren.

Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie

van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen

functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten,

vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.

Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van

zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij

frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het

beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies

strikt opvolgen.

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter

beschikking gesteld worden.

Selectiemodaliteiten in de eenheid

Interview.

Wervingsreserve: 24 maanden.

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Gratis consultatie in de medische centra van de Federale Politie
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal CC1 (minimum €23885.61 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Aanvullende informatie
Wervingsreserve
Bijgevoegd vindt u de officiële beschrijving

Informatie

Naam
THYS
Voornaam
Robert
Functie
Directeur
E-mail
Robert.Thys@police.belgium.eu
Telefoon
02/642.67.57
Korps/directie/dienst
CGWB