Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Assistent - Secretariaat

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 6001 T 20 02
Type betrekking
Statutair
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Korps/directie/dienst
6743 - Dgr - Intern Toezicht Int Werking En Kwaliteit
Werkplaats
Kroonlaan 145 A
1050 Elsene
Provincie/Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Niveau
Assistent
Studieniveau
6 jaar secundair onderwijs
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen. 

Maximum aantal inschrijvingen
20
Voorstelling korps/directie/dienst

DGR/TIWK, een Federale Politiedienst die belast is met het toezicht op de interne werking en de kwaliteit, heeft tot doel om, overeenkomstig de omzendbrief CP3, specifieke of structurele risico's op te sporen om de bevoegde overheden in staat te stellen deze risico's beter te begrijpen en eventuele vastgestelde disfuncties te corrigeren teneinde de kwaliteit en het beheer van de organisatie aan te passen of te verbeteren. DGR/TIWK is verantwoordelijk voor het onderzoeken van individuele en organisatorische disfuncties met behulp van een proactieve of een reactieve aanpak. DGR/TIWK is meer bepaald verantwoordelijk voor het beheer van de klachten, de voorlopige schorsingen bij ordemaatregel en de tuchtdossiers met betrekking tot personeelsleden van de Federale Politie, die afhangen van de minister van Veiligheid en Binnenlandse Zaken, de Commissaris-Generaal of de 3 directeurs-generaal.

 

Binnen de dienst TIWK is het secretariaat in het bijzonder belast met algemeen secretariaatswerk.

Functiebeschrijving

De assistent, lid van het secretariaat, fungeert als contactpunt en verschaft een kwaliteitsvolle steun en dienstverlening in het kader van het administratief- en personeelsbeheer.

Hij verzekert tevens een adequate logistieke steun binnen de dienst.

Als medewerker-lid van het secretariaat, verleent hij administratieve steun om een optimale werking van het secretariaat, de opvolging van de dossiers en een efficiënte organisatie van de dienst te verzekeren.

 

A. Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken:

  • Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst.
  • Verslagen van interne vergaderingen opstellen.
  • Teksten, memo's, nota's en presentaties opstellen.
  • De echtheid en geldigheid van de documenten controleren.
  • De lay-out van documenten verzorgen.
  • Dossiers administratief samenstellen, beheren en opvolgen.
  • Vergaderingen plannen en instaan voor de logistieke ondersteuning ervan.
  • Faxen en brieven versturen voor de medewerkers van de dienst of de dienst zelf.
  • Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen.
  • Bijhouden van diverse klassementen, statistieken.
  • Geïnformatiseerde verwerking van administratie, o.a. de encodering in RIO3.
  • Telefonische contacten met interne en externe diensten.
  • Beheer en opvolging van de post en andere stukken.
  • Tuchtdossiers scannen.
  • Klachtendossiers scannen.
  • De klachten in de KLFP-databank encoderen.
  • Nieuwe klachten en alle binnenkomende documenten in RIO3 encoderen.
  • Adressen voor de aangetekende brieven verifiëren.
  • Bijhouden agenda/termijnen.
  • De post en al de binnenkomende stukken beheren.
  • De tuchtsancties in GALop encoderen.

 

B. Als logistieke ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken:

  • De voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren.
  • De inventarissen van het meubilair bijhouden.
  • Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken.
  • Het logistiek beheer van de dienstvoertuigen verzekeren.
  • In logistiek materiaal voor de dienst voorzien of het reserveren.
  • Aan vergaderingen over logistiek die voor de dienst nuttig zijn, deelnemen.

 

C. Als ondersteuning HRM, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken:

  • De onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de dienst TIWK opvolgen.
  • De prestaties van de personeelsleden van de dienst TIWK opvolgen.
  • De jaarlijkse actieplannen inzake welzijn opvolgen.
  • Voor de inschrijvingen van de operationele personeelsleden van TIWK voor deelname aan de GPI 48-sessies verantwoordelijk zijn.
  • De jaarlijkse medische controle opvolgen en de afspraken maken.
  • De GALop-database vervolledigen.
  • Aan vergaderingen over HRM die voor de dienst nuttig zijn, deelnemen.

 

D. Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken:

  • De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten.
  • De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten.
  • Berichten ontvangen en doorgeven.
  • Zorgen voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers en nieuwe medewerkers.
  • De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen.
  • De selectiecommissies voorbereiden.
  • In de archieven en de klachten- en tuchtgegevensbanken opzoekingen doen om de personeelsleden van TIWK te helpen.

 

E. Als gegevensbeheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken:

  • Documenten of andere relevante informatie in de gegevensbanken (RIO3, GALop, KLFP) en in tucht- en klachtendossiers ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels.
  • De gegevens exploiteren om over de noodzakelijke elementen te beschikken voor de behandeling van de dossiers en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
Gewenst profiel

Kennis:

• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER

• Opdrachten van politie - Niv.: GEBRUIKER

• Politietechnieken - Niv.:BASIS

 

Praktische kennis:

  • Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
  • Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
  • Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.

 

Verwacht gedrag:

  • Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
  • Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.
  • Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
  • Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
  • Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.

 

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

Selectiemodaliteiten in de eenheid

Later te bepalen.

Wervingsreserve : 24 maanden.

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal CC1 (minimum €23885.61 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Aanvullende informatie
Wervingsreserve
Bijgevoegd vindt u de officiële beschrijving

Informatie

Naam
Dillemans
Voornaam
Eef
Functie
Adviseur - Conseiller
E-mail
eef.dillemans@police.belgium.eu
Telefoon
02/554.42.25
Korps/directie/dienst
DGR - TIWK