Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Consulent (BB1) - Consulent - Sectiechef / Coördinator Office Management

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 5105 T 19 13
Type betrekking
Statutair
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Korps/directie/dienst
7370 - Cgc (directie Van De Communicatie)
Werkplaats
Kroonlaan 145A
1050 Elsene
Provincie/Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Niveau
Consulent (BB1)
Studieniveau
1 cyclus / graduaat / bachelor
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau B.

 

Voorstelling korps/directie/dienst

BESTAANSREDEN VAN DE ENTITEIT De Directie van de communicatie (CGC) is verantwoordelijk voor de opvolging van het door de commissaris-generaal uitgestippelde communicatiebeleid en voor de ontwikkeling en operationalisering van de algemene (interne en externe) communicatiestrategie van de federale politie. Deze eenduidige communicatie is zowel proactief als reactief. Zo onderkent de Federale Politie het belang van de communicatie in onze zeer snel evoluerende informatiemaatschappij. Ze streeft naar een transparante, doeltreffende en optimale communicatie, zowel intern als ten aanzien van de externe partners en klanten, de overheden en de bevolking. Het doel is het vertrouwen, zowel intern als extern, en het imago van de Federale Politie te versterken (corporate branding).

Functiebeschrijving

BESTAANSREDEN VAN DE FUNCTIE

Het Office Management (OM) is de desk (sectie) die het patrimonium PLIF van CGC beheert (personeel, logistiek, info & ICT, financiën) en die instaat voor het dagelijks beheer van het centraal secretariaat (SPOC) van de directie. Organiseren en opvolgen van taken, en het beheer van administratieve, logistieke en personeel van processen en instrumenten, rekening houdend met de impact op andere domeinen teneinde bij te dragen tot de realisatie van een geïntegreerd en peerformant beleid in de organisatie.

FUNCTIEBESCHRIJVING

A. Als ondersteuning HRM, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren.

Voorbeeld taken:

  • Beheren van de verschillende publicaties (interne verschuivingen, mobiliteit, ...)
  • Beheren en opvolgen van de aanvragen van de personeelsleden in één of meerdere HR gebieden (opleiding, loopbaan, onbeschikbaarheden, aanpassing van de arbeidstijd, detachering, mobiliteit, …)

B. Als logistiek ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeeld taken:

  • Beheren en opvolgen van de logistieke vragen met betrekking tot bij voorbeeld de voertuigen, meubilair, communicatiemiddelen, de individuele en collectieve uitrusting, badges, werkaanvragen bestemd voor de partners, ...
  • Beheren van de collectieve en individuele uitrustingen (meubilair, bewapening, voertuigenpark, informaticapark, radiomiddelen, materiaal eigen aan de taken van de eenheid en bewapening, functionele kledij, uitrustingsstukken, …)

C. Als ploegverantwoordelijke, de collega's voor wie hij verantwoordelijk is, begeleiden in hun persoonlijke en professionele ontwikkeling om iedereen in staat te stellen zijn kennis en competenties te ontwikkelen en om een positief en constructief werkkader te stimuleren.

Voorbeeld taken:

  • Begeleiden van nieuwe medewerkers tijdens hun integratie in de ploeg en bij het aanleren van nieuwe taken
  • Deelnemen aan het uitwerken en/of het behouden van weldoende werkomstandigheden voor de medewerkers
  • Evalueren van medewerkers en in voorkomend geval functioneringsgesprekken voeren of functioneringsnota's of informatierapporten opstellen

D. Als dossierbeheerder, dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.

Voorbeeld taken:

  • Inwinnen van informatie of verduidelijkingen bij verschillende bronnen
  • Vaststellen, analyseren en structureren van de kernelementen van het dossier
  • Controleren van de samenhang en de kwaliteit van de behandelde dossiers
  • Formuleren van een conclusie en/of alternatieven m.b.t. het vervolg van de behandeling van het dossier

E. Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere contrôle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeeld taken:

  • Gebruik maken van specifieke informaticaprogramma's (GALoP, RIO, DBLog...)
  • Analyseren en/of controleren van de ingevoerde of in te voeren gegevens
  • Garanderen van de graad van toegankelijkheid van de klassering (etiketten, inhoudstabel, structuur van de dossiers ...)

F. Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeeld taken:

  • Beantwoorden, via telefoon of per mail, van verzoeken tot bekomen van informatie uitgaande van interne of externe klanten
  • Verzekeren van de verspreiding van de informatie tussen de diensten van de directie en de partners en/of klanten
  • Deelnemen aan vergaderingen m.b.t. activiteiten waar zowel interne als externe organisaties bij betrokken zijn.

Positionering van de functie

De functie hangt hiërarchisch af van: Directeur De Administratief Medewerker HRM en Log is actief in de netwerken betreffende zijn/haar expertisedomeinen. De Administratief Medewerker HRM en Log staat in voor de nuttige contacten met de adequate partners in diens actiedomeinen. Hij/zij verzekert de deelname of het verkrijgen van informatie gelinkt aan diens werkdomein. Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

Gewenst profiel

GEWENST PROFIEL
Kennis :
• Ondersteuning van de werking - HRM
• Ondersteuning van de werking - Logistiek

Praktische kennis :

• Ondersteunen - Anderen ondersteunen door een formele rol als mentor te aanvaarden, door een voorbeeldfunctie op te nemen en door anderen te helpen bij hun activiteiten.

• Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.

• Integreren - Via het leggen van relevante verbanden diverse gegevens op een synthetische manier integreren in een coherent geheel, alternatieven naar voor brengen en deze synthese en alternatieven verder uitwerken in een waardevolle en sluitende conclusie. Verwachte gedrag :

• Samenwerken - Groepsgeest creëren en bevorderen door de eigen mening en ideeën te delen, door zich te identificeren met de gemeenschappelijke doelstellingen en door conflicten met collega's bij te leggen.

• Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.

• Dialogeren - De kennis en achtergrond van de gesprekspartner leren kennen door gerichte vragen te stellen, aandacht te hebben voor wat hem bezighoudt, zich in te leven in zijn situatie en het nodige te doen om zijn totale boodschap te begrijpen.

• Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.

• Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

De generieke referentiefunctie gebruikt in het kader van de evaluatie is: consulent-coordinator

Selectiemodaliteiten in de eenheid

ORGANISATIE VAN DE SELECTIE
Interview: later te bepalen

OPMERKINGEN
Uiteenzetting van aanspraken en verdiensten is vereist (max. 5 bladzijden).
Portfolio.

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
Mogelijkheid tot het bekomen van bijkomende premies, in geval van week-end, nacht of overuren
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Bijgevoegd vindt u de officiële beschrijving

Informatie

Naam
Bomal
Voornaam
Géraldine
Functie
Directrice
E-mail
cgc@police.belgium.eu
Telefoon
02/642.65.49
Korps/directie/dienst
CGC - Directie van de communicatie