Infodag Federale Politie
Ontdek de verschillende diensten van de Federale Politie tijdens de virtuele infodag van 20 maart 2021.
Assistent (CC1) - Business Assistant
1000 Brussel
Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen.
DRI is verantwoordelijk voor het beheer van de politionele informatie en ICT-middelen.
Als dusdanig zorgt DRI voor de voorbereiding van het beleid en van de regelgeving in zake het beheer en de verwerking van de informatie, voor de ontwikkeling van het concept van ‘politionele informatie’, voor de bepaling van de standaarden en voor de technische normen en de implementatie van de informatie- en communicatiesystemen.
In nauwe samenwerking met de geprivilegieerde partners neemt de dienst operaties (Operations Division – DIOS) de taak op zich om de businessprocessen in kaart te brengen voor de respectieve bedrijfsdomeinen.
Als account manager zorgt hij ervoor dat de behoeften en wachttijden van de klanten en stakeholders van de directie goed worden begrepen, en in het verlengde liggen van de organisationele uitdagingen.
De dienst neemt ook het projectmanagement, dus de planning en het prioritiseren van projecten en het toezicht op de ‘milestones’ van de verschillende gerealiseerde projecten op zich. Hij zorgt ervoor dat de business managers de projecten binnen hun respectieve business units op een coherente wijze beheren.
Hij coördineert de opleiding van de gebruikers van de GPI en evalueert de noodzaak om oplossingen te verbeteren. Ten slotte is de divisie verantwoordelijk voor de communicatie over de procedures en producten die werden aangemaakt of uitgewerkt door DRI.
De Business Unit Internationaal (BINAT) staat in voor de coördinatie van de informatiebehoeften om te kunnen voldoen aan Europese en internationale richtlijnen (CBE,VIS,EUCARIS,SIENNA,SIS,...). Ze zorgt er eveneens voor dat de aandachtspunten die voortvloeien uit de verschillende internationale akkoorden of projecten worden overgenomen door de andere Business Units zodat ze een impactanalyse kunnen uitvoeren. Het is in directe samenwerking met het Legal Office en CGI.
Bestaansreden van de functie
De Business Unit Manager bijstaan in zijn adminstratieve, organisatorische en planningstaken teineinde de uitvoering van zijn/haar opdrachten te vergemakkelijken.
Rollen
1. Administratieve ondersteuning - administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.
- Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst.
- Verslagen van interne vergaderingen opstellen.
- Teksten, memo's, nota's en presentaties opstellen.
- Formulieren ontwikkelen.
- De echtheid en geldigheid van de documenten controleren.
- De lay-out van documenten verzorgen.
- Dossiers administratief beheren en opvolgen.
- Dossiers en informatiebrochures samenstellen.
- Documenten in allerhande formaten en over uiteenlopende onderwerpen vertalen.
2. Plannings-deskundige - de uitvoering van taken, activiteiten, technische procedures coördineren om het praktische verloop van de activiteiten te verzekeren.
- Bijdragen aan de praktische organisatie van manifestaties, colloquia, activiteiten, vergaderingen, opleidingen, …
- De agenda van een persoon of dienst beheren
- Vergaderingen plannen, uitnodigingen sturen en de zaal vastleggen.
3. Contactpersoon (zie ook "helpdesk") - antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.
- De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten.
- Telefonisch of via mail antwoorden op verzoeken om informatie van interne of externe klanten en/of de klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten
- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten.
- Berichten ontvangen en doorgeven.
- De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen.
- Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen.
- Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven.
- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.
4. Dossierbeheerder - dossiers opstellen en/of analyseren en/of controleren volgens de geldende regelgeving of procedures om een besluit te kunnen trekken op basis van alle elementen en te garanderen dat een beslissing wordt genomen of dat het dossier wordt afgewerkt.
- Het dossier of informatie in verband met het dossier ontvangen.
- Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen.
- Informatie opzoeken in verschillende bestanden.
- Nagaan of de informatie in het dossier volledig en correct is.
- De vastgelegde stappen in het dossier uitvoeren volgens de procedures of regels.
- De kernelementen van het dossier opsporen, analyseren en structureren.
- Documenten aanvullen volgens de geldende regelgeving of procedures.
- De behandelde dossiers controleren.
- Een conclusie betreffende het vervolg van de behandeling van het dossier formuleren.
- Een conclusie in het dossier formuleren en aan het bevoegde beslissingsorgaan voorleggen.
- Alternatieven voorstellen voor de verdere behandeling van het dossier.
- Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels.
5. Gegevens-beheerder - gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.
- De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgaven, structuur van de dossiers ...).
- Gegevens ordenen en toekennen aan de categorieën van het computerbestand of de gegevensbank.
- De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
- De verschillende gegevensbanken betreffende het personeelsbeheer raadplegen voor een correcte behandeling van de vraag van het personeelslid.
- Op basis van de gegevensbank verslagen of lijsten maken.
- Alle administratieve handelingen verrichten die betrekking hebben op het verkrijgen of het intrekken van een veiligheidsmachtiging voor een personeelslid van de geïntegreerde politie.
Kennis
Politionele organisatie:Niveau Gebruiker
Ondersteuning van de werking:Niveau Gebruiker
Praktische kennis
Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.
Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.
Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.
Verwachte gedrag
Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.
Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.
Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.
Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.
Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.
Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.
Later te bepalen.
Wervingsreserve : 24 maanden.