Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Assistent (CC1) - Assistent Lid - Secretariaat

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 6016 T 19 04
Type betrekking
Statutair
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Korps/directie/dienst
6775 - Dgr - Jur - Srt
Werkplaats
Kroonlaan 145 C
1050 Elsene
Provincie/Regio
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
Niveau
Assistent (CC1)
Studieniveau
6 jaar secundair onderwijs
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen.

Maximum aantal inschrijvingen
25
Voorstelling korps/directie/dienst

De Juridische dienst van de Federale Politie (DGR/JUR) heeft tot doel om aan de verschillende eenheden van de Geïntegreerde Politie juridische steun te bieden.

Overeenkomstig de omzendbrief GPI 17, verzekert hij de coherentie en de uniformiteit inzake interpretatie en toepassing van wettelijke en reglementaire teksten betreffende het politiestatuut en het politieambt.

Die juridische steun bestaat uit het formuleren van juridische adviezen, het uitwerken van wetten en reglementaire teksten, de deelname aan vergaderingen en werkgroepen, het verstrekken van opleidingen en informatiesessies alsook het beheer van het objectief en subjectief geschillen.

Binnen de Juridische dienst is het secretariaat in het bijzonder belast met algemeen secretariaatswerk.

Functiebeschrijving

De assistent, lid van het secretariaat, fungeert als contactpunt en verschaft een kwaliteitsvolle steun en dienstverlening aan de transversale diensten in het kader van het administratief- en personeelsbeheer. Hij verzekert tevens een adequate logistieke en budgettaire steun binnen zijn diensten. Als medewerker-lid van het secretariaat, verleent hij administratieve steun om een optimale werking van het secretariaat, de opvolging van de dossiers en een efficiënte organisatie van de dienst te verzekeren.

 

A. Als administratieve ondersteuning, administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken :

  • Gestandaardiseerde en gepersonaliseerde brieven opstellen voor de dienst.
  • Verslagen van interne vergaderingen opstellen.
  • Teksten, memo's, nota's en presentaties opstellen.
  • Formulieren ontwikkelen.
  • De echtheid en geldigheid van de documenten controleren.
  • De lay-out van documenten verzorgen.
  • Dossiers administratief samenstellen, beheren en opvolgen.
  • Vergaderingen plannen en instaan voor de logistieke ondersteuning ervan.
  • Faxen en brieven versturen voor de medewerkers van de dienst of de dienst zelf.
  • Kopieën maken en documentatiedossiers samenstellen.
  • Bijhouden van diverse klassementen, statistieken.
  • Geïnformatiseerde verwerking van administratie.
  • Telefonische contacten met interne en externe diensten.
  • Beheer en opvolging van de post en andere stukken.
  • Bekendmaking in het Belgisch Staatsblad van reglementaire teksten en van officiële berichten, archivering van de originelen.
  • Bijstaan van de juristen.
  • Opstellen van wetsdossiers.
  • Opvolging abonnementen juridische tijdschriften.
  • Bijhouden agenda/termijnen.
  • Informatie of verduidelijkingen inwinnen bij verschillende bronnen.
  • Samenstellen van de dossiers voor de sectie geschillen.

B. Als logistieke ondersteuning, logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken :

  • De voorraden en de bestellingen van verbruiksproducten beheren
  • De inventarissen van het meubilair bijhouden
  • Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken
  • Het logistiek beheer van de dienstvoertuigen verzekeren
  • In logistiek materiaal voor de dienst voorzien of het reserveren
  • Het beheer van de telefonie

C. Als budgettaire/financiële ondersteuning, budgettaire en/of financiële taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de financiële middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken :

  • Opvolgen van de ter zake nog beschikbare en reeds bestede kredieten.
  • Jaarlijkse/periodieke afsluitingsverrichtingen uitvoeren.
  • Financiële/budgettaire rapportages uitvoeren.
  • In het kader van FEDCOM : bestelbon opstellen (PO), ontvangst goederen (MIGO), facturatie (MIR 7).
  • Planning voorziene uitgaven en inkomsten.

D. Als ondersteuning HRM, HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren.

Voorbeelden van taken :

  • De prestaties van de personeelsleden van de entiteit opvolgen.
  • De onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de entiteit opvolgen.
  • De persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit bijhouden en opvolgen.
  • Nota's en briefwisseling betreffende het personeelsbeheer opstellen en opvolgen.
  • De jaarlijkse actieplannen inzake welzijn opvolgen.

E. Als contactpersoon, antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

Voorbeelden van taken :

  • De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten.
  • De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten.
  • Berichten ontvangen en doorgeven.
  • Zorgen voor het onthaal en de begeleiding van bezoekers (burgers, klanten, ondernemingen, …).
  • De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen.
  • Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen.
  • Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven.

F. Als gegevens-beheerder, gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

Voorbeelden van taken :

  • Dossiers, documenten of andere relevante informatie voor de dienst ordenen en rangschikken volgens de procedures of regels.
  • De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgaven, structuur van de dossiers, ...).
  • De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.
  • Aan de interne en externe gebruikers uitleg geven over de gegevensbank of de classificatie en hen helpen bij hun opzoekingen.
Gewenst profiel

Kennis :

• Politionele organisatie - Niv.:GEBRUIKER

• Ondersteuning van de werking - Niv.:GEBRUIKER

 

Praktische kennis :

Informatie verwerken - Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.

Problemen oplossen - Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.

Kennis overdragen - Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.

 

Verwachte gedrag :

Klantgericht optreden - Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.

Communiceren - Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.

Zichzelf ontwikkelen - De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.

Inzet tonen - Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

Respect tonen - Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.

 

Elke medewerker verbindt zich ertoe om de richtlijnen, procedures en instructies met betrekking tot welzijn op het werk na te leven en om onveilige situaties en handelingen te melden bij zijn/haar leidinggevende. Hij/zij waakt als goede huisvader over het gebruik van de middelen die hem/haar ter beschikking gesteld worden.

 

Selectiemodaliteiten in de eenheid

Later te bepalen.

Wervingsreserve: 24 maanden

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal CC1 (minimum €23885.61 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Aanvullende informatie
Wervingsreserve
Bijgevoegd vindt u de officiële beschrijving

Informatie

Naam
LUYCKX
Voornaam
Hilde
Functie
Secrétaire - Secretaris
E-mail
hilde.luyckx@police.belgium.eu
Telefoon
02 642 61 25
Korps/directie/dienst
DGR Jur