Overslaan en naar de inhoud gaan
JobPol website banner

Assistent - Assistent Lid CPL

Uiterste inschrijvingsdatum
Referentie
S 6007 N 20 02
Type betrekking
Statutair
Arbeidsregeling
Voltijds (38 uur / week)
Aantal vacatures
1
Korps/directie/dienst
6310 - Wpr Ant - Verkp Turnhout
Werkplaats
Steenweg op Gierle 336
2300 Turnhout
Provincie/Regio
Antwerpen
Contracttype
Een arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur
Niveau
Assistent
Studieniveau
6 jaar secundair onderwijs
Diplomavereisten

Houder zijn van een diploma of getuigschrift dat ten minste evenwaardig is met die welke in aanmerking worden genomen voor de aanwerving in de betrekkingen van niveau C bij de federale Rijksbesturen.

Maximum aantal inschrijvingen
25
Voorstelling korps/directie/dienst

De Federale Wegpolitie zorgt voor het geheel aan politieopdrachten op autosnelwegen en andere wegen die haar toegekend zijn, en dit om te kunnen

bijdragen tot:

  • de verkeersveiligheid;
  • de veiligheid van de bevolking in het algemeen;
  • de vlotheid van het verkeer.

Ze voert ook gespecialiseerde of supralokale opdrachten uit en levert een politionele steun aan de overheden, aan alle diensten van de geïntegreerde politie en andere partners.

Door het uitvoeren van deze opdrachten, neemt de Federale Wegpolitie deel, als dynamische partner, aan het verwezenlijken van de doelstellingen van de verschillende veiligheidsplannen, en in het bijzonder aan het verminderen van het aantal verkeersslachtoffers.

Functiebeschrijving

Bestaansreden van de functie

• Uitvoeren van de opvolging van de HRM beheertools, en dit rekening houdende met de impact op de andere domeinen, teneinde bij te dragen tot het verwezenlijken van een globaal beleid van de human resources binnen de dienst.

• Uitvoeren van de opvolging van zowel de materiële middelen als de infrastructuur teneinde de operationele continuïteit van de diensten te verzekeren.

Rollen

Contactpersoon (zie ook "helpdesk") antwoorden op alle vragen van de interne of externe klanten en de complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten doorgeven om de klanten te helpen bij het zoeken naar een antwoord op hun vraag.

- De telefoon beantwoorden en de oproep doorschakelen naar de gespecialiseerde personen of diensten.

- De klanten doorverwijzen naar de bevoegde personen/diensten.

- De nodige documenten/brochures/inlichtingen aan de personen bezorgen.

- Om informatie vragen en/of documenten raadplegen om de klanten te helpen.

- Voor interne of externe klanten opzoekingen doen in de gegevensbanken of archieven.

- Aan de klanten uitleg geven over de procedure en bij problemen nadenken over klantgerichte oplossingen volgens de procedures of regels.

 - Beantwoorden aan de gebruikelijke vragen m.b.t. diens domein.

- Meewerken aan het intern communicatiebeleid.

- Melding maken, in real time, van ieder probleem aan zijn/haar hiërarchie in de mate van het mogelijke. Informeren van het personeel over wijzigingen inzake procedures of reglementering welke gevolgen hebben voor hun dossier.

Gegevens-beheerder gegevens raadplegen, invoeren, klasseren en/of één of meerdere interne en/of externe gegevensbanken exploiteren om over alle noodzakelijke elementen te beschikken voor de verdere controle en behandeling van het dossier en om de organisatie gestructureerde informatie ter beschikking te stellen.

- De toegankelijkheid van de classificatie verhogen (etiketten, inhoudsopgaven, structuur van de dossiers ...). De gegevensbank up-to-date houden door nieuwe of gewijzigde gegevens op de overeengekomen tijdstippen in te voeren.

 - Op basis van de gegevensbank verslagen of lijsten maken.

- Gebruik maken van specifieke informaticaprogramma's (GALoP, RIO, DBLog...). Verzamelen van de te klasseren documenten, dossiers of informatie en archiveren volgens de geldende regels.

Administratieve ondersteuning administratieve en/of organisatorische taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het optimale verloop van de activiteiten van de entiteit te waarborgen en/of om de nodige documenten te beschikking te stellen.

- Opstellen van rapporten van interne vergaderingen, teksten, memo’s, nota’s en/of presentaties. - Klasseren van informatie en documenten (fysiek of elektronisch).

- Faxen en brieven versturen voor een persoon of een dienst.

- Samenstellen van documentatiedossiers.

- Beheren van het geïnformatiseerd GALOP-systeem in één of meerdere van diens componenten.

- Beheren van het RIO-programma en de opvolging van alle briefwisseling verzekeren. Ondersteunen van de verantwoordelijke(n) in het beheer en de administratieve behandeling van specifieke dossiers.

Ondersteuning HRM HRM-taken en -activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om het personeel dat de entiteit ter beschikking wordt gesteld optimaal te beheren.

- Opvolgen van de prestaties en van de onbeschikbaarheden van de personeelsleden van de eenheid. Verzekeren van zowel het goede verloop van het gezondheidstoezicht als van de opvolging van de arbeidsongevallen.

- Bijhouden van de persoonlijke dossiers van de personeelsleden van de entiteit (klassering, inventaris, verspreiding, opstelling van de nodige documenten in dit kader).

- Opvolgen van de opleidingsplannen en de bijscholingen van de directie/dienst. Beheren en opvolgen van de aanvragen van de personeelsleden in één of meerdere HR gebieden (opleiding, loopbaan, onbeschikbaarheden, aanpassing van de arbeidstijd, detachering, mobiliteit, …).

- Bijhouden van de opvolgingstabellen betreffende verschillende acties te ondernemen op HR gebied (evaluatie, tabel van de effectieven, ...).

 - Melden van de veiligheidsincidenten.

- Instaan voor het onthaal en de begeleiding van personeelsleden. - Actief luisteren bij vragen van de personeelsleden. Contact opnemen met de medewerkers om hen te informeren over de procedures welke zij in hun specifieke situatie dienen te volgen.

Logistieke ondersteuning logistieke taken en activiteiten verrichten volgens de geldende procedures om de logistieke middelen die de entiteit ter beschikking worden gesteld optimaal te beheren.

- Zorgen voor de ontvangst, de opslag en de levering van het materiaal en/of van de uitrustingsstukken.

- Beheren van de collectieve en individuele uitrustingen (meubilair, bewapening,voertuigenpark, informaticapark, radiomiddelen, materiaal eigen aan de taken van de eenheid en bewapening, functionele kledij, uitrustingsstukken, …)

- Beheren van infrastructuur beheren, namelijk de gebouwen of lokalen.

- Verspreiden van de nuttige informatie inzake materiaalgebruik, te volgen procedure, …

- Opvolgen van de beschikbaarheden in logistiek (inventaris, opvolging van de beschikbare voorraad…).

- Beheren en opvolgen van de logistieke vragen met betrekking tot de voertuigen, meubilair, communicatiemiddelen, de individuele en collectieve uitrusting, badges, werkaanvragen bestemd voor de partners, ...

- Opvolging van het materiaal toevertrouwd aan het personeel en er zich van vergewissen dat het materiaal steeds aanwezig is en in goede staat..

- Opvolgen van het terugbrengen van het materiaal in geval van vertrek van het personeelslid (mobiliteit,pensioen,...).

- Vermelden, en dit tijdig, aan de aankoopverantwoordelijke van de eenheid hetgeen de behoeften aan materiaal betreft.

 - Melden aan de autoriteit van materiaalverlies of -beschadigingen , en dit middels de geschikte formulieren.

 

Gewenst profiel

Praktische kennis

Informatie verwerken

Binnen de beschikbare termijn informatie op een doeltreffende manier verzamelen, ontcijferen en verwerken. Gegevens gestructureerd samenbrengen en op een eigen manier interpreteren en behandelen. Eventuele hiaten in deze informatie onderkennen.

Problemen oplossen

Onverwachte situaties aanpakken en beheersen door de mogelijke oplossingen te bestuderen op basis van zijn ervaring en kennis. Initiatieven nemen om de meest gepaste oplossing voor elk probleem uit te voeren.

Kennis overdragen

Kennis, expertise en werkmethodes op een formele en informele wijze overbrengen op anderen.

 

Verwachte gedrag

Klantgericht optreden

Rekening houden met de verwachtingen en behoeften van de 'klanten' bij het bepalen en uitvoeren van de opdrachten en hen een persoonlijke service leveren, die gericht is op de meest aangewezen oplossing, door op een constructieve manier contacten te onderhouden.  

Communiceren

Gegevens en meningen correct en gestructureerd overbrengen, zowel schriftelijk als mondeling. Gegevens en incidenten juist rapporteren.  -  Respect tonen

Respect tonen voor andere meningen en mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur. Schriftelijke of mondelinge instructies strikt opvolgen.

Zichzelf ontwikkelen

De eigen groei actief plannen en beheren in functie van zijn/haar mogelijkheden, interesses en ambities door het eigen functioneren kritisch in vraag te stellen en zich continu nieuwe inzichten, vaardigheden, kennis en competenties eigen te maken.  

Inzet tonen

Zich ten volle inzetten voor het werk door steeds het beste van zichzelf te geven en hoge kwaliteit na te streven. Blijven doorzetten, ook bij frustratie, tegenwerking, druk of detailarbeid.

Selectiemodaliteiten in de eenheid

Een eliminerende test (vragenlijst en casus) zal georganiseerd worden.

De geslaagde kandidaten zullen daarna uitgenodigd worden voor een interview en/of een selectiecommissie.

Wervingsreserve: 24 maanden

Ons aanbod
Een zeer afwisselende job in een boeiende omgeving gekenmerkt door veel menselijke contacten
100% tegemoetkoming van de werkgever in de kostprijs van het openbaar vervoer en voor 100% voor het treinvervoer
De kans verdere opleidingen te volgen
Minimum 32 verlofdagen per jaar
Gratis hospitalisatieverzekering
Het beginsalaris wordt vastgesteld op de baremieke schaal CC1 (minimum €23885.61 op de huidige indexeringscoëfficiënt)
Aanvullende informatie
Prioriteit zal gegeven worden aan interne kandidaten.
Wervingsreserve

Informatie

Naam
VERSTREPEN
Voornaam
Alain
Functie
Commissaris
E-mail
dga.dah.wpr.ant.pers@police.belgium.eu
Telefoon
014/44.53.70
Korps/directie/dienst
Wegpolitie - WPR Antwerpen/VerkP Turnhout