Assistant administratif - WPR Luxembourg - Pcirc Massul

En tant que personne de contact, répondre à toutes demandes des clients internes ou externes et transmettre les demandes complexes aux personnes ou services spécialisés afin de soutenir les clients dans la recherche d'une réponse à leur demande.

• Informer le personnel de modifications en termes de procédures ou deréglementation ayant des répercussions sur leur dossier
  
• Relayer tout problème en temps réel dans la mesure du possible à sa hiérarchie
  
• Participer à la politique de communication interne
  
• Faire des recherches dans des banques de données ou des archives pour despartenaires internes ou externes
  
• Demander des informations et/ou consulter des documents pour aider les partenaires
  
• Fournir les documents/brochures/renseignements nécessaires aux personnes
  
• Renvoyer les clients vers les personnes/services compétents
  
• Répondre aux demandes d'information de clients internes ou externes par téléphoneou par mail

En tant que personnel d'accueil, orienter, informer et recueillir les demandes des citoyens afin de répondre à leurs attentes légitimes.

• Assurer la radiocommunication avec les policiers sur le terrain (“ dispatching ” local)
  
• Assurer l'accueil téléphonique ou l'accueil physique de visiteurs, l'information etl'orientation de la population vers les instances adéquates
  
• Réceptionner et transmettre des messages
  

En tant que soutien administratif, réaliser des tâches et activités administratives  et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires.

• Gérer l'administration des perceptions immédiates en partenariat avec les services
  
• Rédiger et suivre les rapports d'activité
  
• Assister le(s) responsable(s) dans la gestion et le traitement administratif de dossiers spécifiques
  
• Gérer le programme RIO et assurer le suivi de cette correspondance
  
• Gérer le système informatisé GALOP dans une ou plusieurs de ses composantes
  
• Envoyer des fax et des lettres pour une personne ou un service
  
• Coordonner l'agenda d'une personne ou d'un service
  
• Créer et actualiser les templates administratifs existants (ISLP, notes, formulaires, …)
  
• Rédiger des lettres types, des formulaires, des documents et/ou des attestations

En tant que soutien HRM, réaliser des tâches et activités HRM suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale du personnel mis à la disposition de l'entité.

• Apporter une écoute active aux demandes des membres du personnel
  
• Informer les membres du personnel des possibilités de ressources (personnes de confiance, stressteam, …) et des évolutions dans les matières RH - Signaler les incidents de sécurité
  
• Tenir à jour des tableaux de suivi concernant différentes actions à entreprendre en matière RH (évaluation, tableau des effectifs, ...)
  
• Suivre les plans d'action annuels en matière de bien-être dans les domaines liés à la gestion des ressources humaines (aspects santé, aspects psycho-sociaux, ...)
  
• Gérer et suivre les demandes des membres du personnel dans un ou plusieurs domaines de la RH (formation, carrière, indisponibilités, aménagement du temps de travail, détachement, mobilité, …)
  
• Assurer le suivi des plans de formation de la direction/service ainsi que des recyclages
  
• Assurer le suivi des prestations et des indisponibilités des membres du personnel de l'entité
  
• Assurer le bon déroulement de la surveillance santé et du  suivi des accidents de travail

En tant que soutien logistique, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.

• Tenir à jour les inventaires
  
• Assurer la réception, le stockage et la livraison du matériel et/ou des pièces d'équipement
  
• Réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service
  
• Gérer les équipements collectifs et individuels (mobilier, armement, parc automobile, parc informatique, moyens radio, matériel propre aux tâches de l'unité et armement, tenue fonctionnelle, pièces d'équipements, …)
  
• Gérer l'infrastructure, plus précisément les bâtiments et les locaux
  
• Gérer et suivre les demandes logistiques concernant par exemple les véhicules, le mobilier, les équipements de communication, les équipements individuels et collectifs, les badges, les demandes de travail destinées aux partenaires, ...
  
• Assurer le suivi du matériel confié aux différents membres du personnel de sorte à s'assurer que ceux-disposent en tout temps de matériel en ordre de fonctionnement
  
• Signaler en temps utile les besoins en matériel au responsable achats de l'unité

En tant que gestionnaire de données, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.

• Assurer le suivi et la mise à jour des données encodées (BNG, ISLP, BaronLog, RIO,CRC2, Omnicollect, GALoP, ...)
  
• Recueillir les documents, dossiers ou informations à classer et les archiver selon lesrègles en vigueur
  
• Utiliser les programmes informatiques spécifiques (GALop, RIO, DBLog...)
  
• Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus

Positionnement de la fonction :
Le/la Assistant PCirc est actif dans les réseaux concernant ses domaines d'expertise.
Le/la Assistant PCirc assure les contacts utiles avec les partenaires adéquats en rapport avec son domaine d'attribution. Il/elle s'assure de participer ou de recevoir l'information relative aux matières de son domaine d'attribution.